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Cómo operar en el módulo Spaces Management 

Debe dirigirse a : Spaces → Reserva de espacios

...

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  • Botón para
    Status
    colourBlue
    title iniciar Nueva reservación
    : es el botón que tiene un simbolo "+"
  • Lista de reservaciones a partir de la fecha actual y hasta 15 días a futuro:
  • Botón de
    Status
    colourBlue
    titlereservaciones realizadas
    : este botón le permitirá ver y buscar cualquier reservación a futuro.

...

  1. Cambio de operación: en caso de tener mas de un "Tipo de Operación" en su Hotel, podrá realizar el cambio desde este selector, sin tener que cerrar la aplicación y volver a ingresar.
  2. Logout: Para salir de la aplicación.

Para reservar un evento tendrá que observar las siguientes reglas:

  • Agregar salones por día y horario.
  • Agregar equipos por día y horario.
  • Agregar servicios por día y horario.
  • Agregar productos (AyB) por día y horario.

Esto quiere decir que si un salón con un equipo se va a usar dos días o más deberá agregarlos por cada día, esto le permitirá al sistema tener la disponibilidad real permitiendo hacer reservaciones de los mismos salones en diferentes horarios; igualmente le permitirá colocar notas de manera individual para cada concepto lo que resultará en una pauta de servicio detallada.

Reservar un salón para evento

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...

Status
colourBlue
titleNueva Reservación

...

Status
subtletrue
colourBlue
titlebúsqueda de disponibilidad

...

  1. (Opcional) Asociado: en caso de asociar el evento algúna Agencia/Empresa lo puede buscar por nombre o por Rut/ID (no es un campo obligatorio)
  2. Fecha y hora de inicio del evento
  3. Fecha y hora de término del evento.
  4. (Opcional)  Número de personas que asistirán al evento.
  5. (Opcional) Montaje a utilizar en el evento.
    Image Removed

...

Status
colourBlue
titleBuscar

...

Status
colourBlue
titleNueva Reservación

...

  1. Elegir la tarifa a aplicar y luego en el botón
    Status
    colourBlue
    titleguardar
     (tarifa)
  2. Podrá escribir notas para el salón, estas notas podrán ser usadas en la pauta de servicio.

...

Status
colourBlue
titlecontinuar

...

  1. Origen de venta.
  2. Agente de Venta.
  3. Tipo de evento.
  4. Código de reserva hotel: si el evento tiene habitaciones podrá asociarlas desde aquí para realizar la cotización (Debe haber ingresado las reservas de habitaciones desde el módulo de reservaciones en Front Office e ingresar en este campo el código de reserva para asociarla al evento).
  5. Haga clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titleguardar
    .

...

  1. Lado izquierdo podrá ver:
    1. Estatus de la reserva: por default el sistema entregará el estatus presupuesto,este estatus puede ser parametrizado para que no afecte la disponibilidad de los espacios. Podrá seleccionar manualmente el estatus"Reservado", estatus que sí afecta disponibilidad de espacios. Encontrará estatus no habilitados de uso manual como "confirmado" -"anulada" - "en casa" estos parámetros se modificarán automáticamente según los movimientos dentro de la reserva (Pago, check in) el estatus" check out" lo debe realizar manualmente una vez finalizado el evento.
    2. Clave de confirmación del evento: para cada evento se entregará un código alfa-numérico, este no es lo mismo que el código de reserva de habitaciones.
    3. Fechas y horarios reservados.
    4. Datos del cliente, pueden ser modificados desde el icono
      Status
      subtletrue
      colourYellow
      titleLápiz
      .
    5. Total del evento, podrá ver el saldo que irá variando conforme se agreguen servicios y se apliquen depósitos.
    6. Descuentos:el sistema le permite aplicar descuentos por salones (espacios), equipos, servicios y productos (alimentos y bebidas) seleccionando el ícono
      Status
      subtletrue
      colourYellow
      titlelapiz
      podrá indicar el porcentaje de descuento que aplicará por item.
    7. Orígen de venta.
  2. Del Lado derecho verá:
    1. Tipo de eventos.
    2. Descripción del evento.
    3. Notas: podrá agregar notas generales al evento.

...

  1. Podrá cambiar los parámetros del salón haciendo clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titlecambiar
    .
  2. Podrá modificar el montaje.
  3. Agregar más salones haciendo clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titleAgregar Espacio
     ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
  4. Eliminar el salones.
  5. Dar check in.

...

Status
colourBlue
titleagregar

...

Status
colourBlue
titleagregar

...

Agregar Equipos, servicio y productos (AyB)

...

  1. Cantidad: indique la cantidad de equipos.
  2. Tarifa: seleccione la tarifa a aplicar.
  3. Fecha y hora desde / hasta: indique el día y el horario en que se usará el equipo.
  4. Notas: agregue notas adicionales, estas notas podrán ser utilizadas en la pauta de servicio.

...

Status
colourBlue
titleAgregar

...

Aplicar prepagos a un evento 

...

Status
colourBlue
titleRegistrar prepago

...

  1. Abrirá la ventana de 
    Status
    subtletrue
    colourBlue
    titleRegistro de Prepago
  2. Indique el monto del prepago.
  3. Indique el documento o comprobante entregado al cliente.
  4. Haga clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titleAceptar
    .

...

  1. Para cobrar el Prepago deberá hacerlo en el Punto de Venta correspondiente.

...

Vaya al punto de venta de Banquetes y Eventos en la aplicación principal de novohit y seleccione: POS (Puntos de Venta) → Caja Touch Screen Puntos de Venta

  1. Dentro del POS de Banquetes y Eventos verá una cuenta con la clave de reservación y las letras ADV (Advance).
  2. Seleccione la cuenta y haga clic en
    Status
    colourBlue
    titleimprimir
    .
  3. Vuelva a seleccionar la cuenta y haga clic en
    Status
    colourBlue
    titlepagar
    . Se abrirá la ventana con las formas de pago, seleccione las indicadas y confirme el pago haciendo clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titlePagar
    .

...

Note
  1. En la parte superior hay una barra azul con cuatro iconos de izquierda a derecha son:
    1. Home: le permite regresar a la pantalla de inicio para comenzar una nueva reservación o búsqueda.
    2. Impresora: mostrará en formato pdf la cotización del evento.
    3. Sync Cuenta: le permite enviar los cargos del día a la caja.
    4. Anular: anula la reservación.

Buscar una reservación

  1. Ya en el módulo de Banquetes y Eventos haga clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titleReservaciones Realizadas
    .
  2. Abrirá una lista con todos los eventos reservados.
  3. En la parte superior verá un cuadro azul con una punta de flecha apuntando hacia abajo, haga clic en ella y verá la ventana de
    Status
    subtletrue
    colourBlue
    titlebúsqueda
     donde tendrá las siguientes opciones:
    1. Código de reservaciones
    2. ID cliente: busque por RFC, RUT, etc.
    3. Apellido.
    4. Nombre.
    5. Tipo de evento.
    6. Fecha desde / hasta.
    7. Fecha de reservación.
    8. Fecha de verificación.
    9. Fecha límite.
    10. Estatus.
  4. Ingrese alguno de los datos mencionados y haga clic en
    Status
    colourBlue
    titleFiltrar
    , en la lista se mostrarán todos los eventos que coincidan con el parámetro de búsqueda.
  5. Haga doble clic en la reservación para abirla.

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Ver cotización del evento 

...

Tip

El Balance o Saldo que se muestra en los reportes de Eventos es igual a:
+ Total de Habitaciones
+ Total Eventos
- Anticipos Habitaciones
- Anticipos Eventos
- Garantías Aplicadas a Habitaciones
- Garantías Aplicadas a Eventos 

= BALANCE (Saldo)

Sincronizar cargos del día

  1. Esto se usa cuando el evento está en casa y desea realizar los movimientos del día.
  2. Haga clic en el botón
    Status
    colourBlue
    titleSync Cuenta
    , con esto enviará los cargos que corresponden al día actual o fechas anteriores que no hayan sido sincronizadas.
  3. Esto deberá realizarlo cada día a fin de tener registrados los consumos de cada día, el sistema mandará los cargos por rentas de salones, equipos, servicios y productos que hayan sido reservados únicamente.

Cargos de consumos extras

  1. Todos los cargos extras deberá registrarlos en el módulo de Spaces y sincronizar con el Punto de Venta. Aunque puede hacer los cargos extras en el punto de venta de Banquetes y Eventos, no se recomienda hacerlo así para mantener consistencia en los datos de la reserva contra los cobrados en el POS.

Facturación de anticipos y cuentas de eventos

Para realizar la facturación de las cuentas de Eventos el procedimiento es el mismo realizado en el POS, el cual puede consultarlo en el apartado correspondiente llamado Facturación Electrónica - Caja TouchEste manual se ha movido a help.novohit.com → Base de Conocimientos.