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Esta aplicación cambió de Nombre recientemente, antes se conocía como Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes, ahora se llama Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes
En esta aplicación se generan las nóminas por sucursal o departamentos, realizándose la captura, modificación , búsqueda y envío de recibos de remuneraciones.
Dirigirse a ingresar a Recursos Humanos → Registro de Movimientos y Cálculos de Remuneraciones → Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes
La pantalla inicial muestra las siguientes secciones:
Crea Período para Generar el Cálculo de Remuneraciones: Se realiza el periodo de nomina para generar el calculo de las remuneraciones
Busca Nóminas para Generar el Cálculo o Nóminas ya Calculadas y/o Emitidas: Permite realizar la búsqueda de las nominas generadas de los funcionarios y/o empleados ya registradas.
Generación Nómina - Emisión y Envío Recibos - Cierre de Mes -- Histórico de Nóminas Emitidas: Se procesan los cálculos de la remuneraciones y envíos de los recibos. Además despliega el resultado de las búsquedas realizadas.
Búsqueda de Nóminas
Para realizar la búsqueda de Nóminas de Funcionarios y/o Empleados realizar los siguientes pasos:
Ingresar a Recursos Humanos → Registro de Movimientos y Cálculos de Remuneraciones → Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes
En la sección Busca Nóminas para Generar el Cálculo o Nóminas ya Calculadas y/o Emitidas capturar la información correspondiente al funcionario y empleado que se esté buscando, en los siguiente campos:
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Campo
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Descripción
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Período de Pago
...
Indicar el periodo de pago, por ejemplo: diario, semanal, mensual, etc.
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No. Período
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Capturar el periodo que se requiere buscar
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Sucursal
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Seleccionar sucursal de la que se realizara la búsqueda.
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Departamento
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Elegir el departamento que corresponda la búsqueda.
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Desde
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Capturar la fecha de inicio del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
...
Hasta
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Ingresar la fecha de término del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
...
Año y Mes
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Indicar el periodo de pago de la remuneración que se está buscando
Año: Capturar 4 dígitos, ejemplo 2018
Mes: Ingresar 2 dígitos, ejemplo 01
...
Fecha Pago
...
Capturar la fecha de pago del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
...
Despliega
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Seleccionar el periodo de nómina presionando el check box:
Actual: Es el mes abierto.
Histórico: Mes pasados.
Todos: Todos las nominas.
Presionar el botón
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En la sección Generación Nómina - Emisión y Envío Recibos - Cierre de Mes -- Histórico de Nóminas Emitidas mostrará el resultado de la búsqueda.
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Se puede ingresar uno o varios campos; dependiendo de los campos serán los filtros utilizados en la búsqueda. |
Definición de Periodos de Remuneraciones
Para crear periodos de remuneraciones/nóminas de Funcionarios y/o Empleados, realizar los siguientes pasos:
Ingresar a Recursos Humanos → Registro de Movimientos y Cálculos de Remuneraciones → Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes
En la sección Crea Período para Generar el Cálculo de Remuneraciones capturar la información correspondiente de la licencia del funcionario y empleado en los siguiente campos:
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Campo
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Descripción
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Período de Pago (*)
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Indicar la frecuencia de la nomina, por ejemplo: diario, semanal, mensual, etc.
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No. Período (*)
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Ingresar la cantidad de nomina que se realiza en el mes, por ejemplo:
Periodo de pago Mensual= 1
Periodo de pago Quincenal= 1 para la 1era quincena y 2 para la 2da quincena.
Período de Pago Semanal= Número que le corresponda a la semana.
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Sucursal
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Seleccionar por sucursal para crear la nómina donde podrá Generar el Cálculo de Remuneraciones.
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Departamento
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Indicar departamento. Al NO Seleccionar ningún departamento podrá crear la Nómina para generar el cálculo de Remuneración de TODOS los departamentos simultáneamente.
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Período Desde (*)
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Capturar la fecha de inicio del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
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Hasta (*)
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Ingresar la fecha de término del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
La fecha HASTA de la Nómina a generar DEBE SER el día 30 para aquellos meses con 31 días, en los demás meses siempre sera el ultimo día del mes, según lo indicado por el ente oficial.
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Año y Mes (*)
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Indicar el periodo de pago de la remuneración que se está buscando
Año: Capturar 4 dígitos, ejemplo 2018
Mes: Ingresar 2 dígitos, ejemplo 01
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Fecha Pago (*)
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Capturar la fecha de pago del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
Presionar el botón según corresponda:
: Cuando no se selecciono un departamento en especifico, para generar el cálculo de Remuneración de TODOS los departamentos simultáneamente.Status colour Blue title Nominas para multiples Deptos.
: Al indicar un departamento.Status colour Blue title Nomina de un Depto
En la sección Generación Nómina - Emisión y Envío Recibos - Cierre de Mes -- Histórico de Nóminas Emitidas: mostrará las nóminas creadas, las cuales tendrá el estatus de
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Modificación Periodo de Nóminas
Para modificar las generación de las nominas de Funcionarios y/o Empleados ya registradas, realizar los siguientes pasos:
Ingresar a Recursos Humanos → Registro de Movimientos y Cálculos de Remuneraciones → Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes
Presionar el icono Editar en la sección Generación Nómina - Emisión y Envío Recibos - Cierre de Mes -- Histórico de Nóminas Emitidas: de la nomina que se modificara.
Capturar/editar la información de los campos que corresponda en la sección Crea Período para Generar el Cálculo de Remuneraciones
Presionar el botón
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La Nómina debe tener el estatus No Calculada para que se pueda modificar |
Generación de Remuneraciones
Ingresar a Recursos Humanos → Registro de Movimientos y Cálculos de Remuneraciones → Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes
Una vez definido el período de la Nómina y registrado los movimientos variables, cambios de sueldos y las tasas del período, que sirven de bases para calcular las Remuneraciones y las Cotizaciones correspondientes al mes de la remuneración, se procede a generar el calculo en la sección Generación Nómina - Emisión y Envío Recibos - Cierre de Mes -- Histórico de Nóminas Emitidas donde de indica presionando el checkbox Todos o el Departamento que corresponde para GENERAR la remuneración del período y posteriormente presionar el botón
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| Info |
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Se desplegar un mensaje indicando la causa por la que no se puede realizar el cálculo. |
En la columna Recibos se desplegaran las Liquidaciones de Remuneraciones al presionar el icono recibos, mostrándose en PDF.
Al presionar el botón
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Campo
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Descripción
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Departamento
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Automáticamente se muestra Todos o elegir el departamento o dea.
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Fecha Desde
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Capturar la fecha de inicio del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
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Fecha Hasta
...
Ingresar la fecha de término del periodo de nomina dd/mm/aaaaa.
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Indicar formato de reporte presionando
Pdf: Despliega documento en pantalla.
Excel: Genera archivo de Excel.
Presionar el botón
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Si al revisar los cálculos se encuentra algún error se debe presionar el checkbox Todos o el Departamento que corresponde y presionar el botón
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Agregar Empleado, modificar datos adicionales, registros de familiares, modificación de prestaciones fijas o sueldos en Maestro de Funcionarios y Empleados
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Registro, modificación o eliminación de licencias medicas en Registra Información Licencias Médicas
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Ingreso, modificación o eliminación de movimientos variables en Registra Movimientos Variables por Empleado
Despues de realizar las correcciones correspondientes se debe volver a generar la nómina.
Cuando todos los recibos estén verificados y correctos presionando el checkbox Todos o el Departamento que corresponde y posteriormente presionar el botón
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Envío de Correo Electrónico a Funcionarios y Empleados con Recibo de Remuneraciones
| Tip |
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Es necesario solicitar la activación de esta funcionalidad por ticket |
Requisitos Previos
Estas son las condiciones que se deben verificar para que los correos electrónicos con los recibos se envíen:
Deben configurar su servidor SMTP. Ver detalles sobre cómo configurarlo aquí.
Deben registrar los Correos de los empleados en el Maestro de Empleados (el correo del Empleado/Funcionario puede ser el institucional o personal)
Cuando los puntos anteriores estén completados, favor de indicar por ticket la dirección del correo remitente (el que envía o el "desde") que debe tener estas características:
Debe ser una casilla de correo valida
Debe tener la capacidad de recibir respuestas.
Debe ser un correo institucional
El dominio (lo que va después del @) debe coincidir con el dominio habilitado en el servidor SMTP.
Ejemplo: rrhh@miempresa.com
Se recomienda ampliamente que su servidor SMTP sea de tipo Transaccional como Sendgrid, MailGun, SendInBlue, Amazon SES
Funcionamiento
Ingresar a Recursos Humanos → Registro de Movimientos y Cálculos de Remuneraciones → Generación de Remuneraciones, Emisión y Envío de Recibos y Cierre de Mes.
Una vez que indicó la opción Recibos OK en pasos previos, entonces aparecerá la columna
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Primero debe seleccionar los destinatarios con las casillas (checkbox)
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Una vez seleccionada la casilla, click en
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Aparecerá una casilla indicando los recibos que ya fueron enviados. Colocando el cursor encima de la casilla se mostrarán más detalles del envío.
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| Note |
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Los recibos salen una sola vez at todos los empleados del mismo departamento. |
Reenvíos
| Warning |
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No es posible reenviar correos masivamente desde Novohit, por lo que si requiere reenviar los recibos a algún empleado, pueden imprimirlos via PDF y enviarlos desde su casilla de correo de trabajo. |
Cierre de Mes en Remuneraciones
Para realizar el Cierre de Mes DEBEN :
Enviados los recibos de remuneraciones.
Generados y revisados:
Asiento contable de remuneraciones.
Se desplegara un mensaje indicando la causa por la que no se puede realizar el cálculo. En caso de que no exista nomina de algún departamento que esta asociado a una Sucursal, se desplegará el Nombre de la Sucursal y el Departamento que deberá:
Desactivar el Departamento que no quiere generarle Nomina en ese período.
Si ya lo genero eliminar la relación en la App: Define Departamentos por Sucursal, en el menú de Configuraciones de Recursos Humanos.
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