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Ordenes de Compra

Documentos donde se registra la solicitud de Productos/Artículos a comprar a los proveedores con los precios ya pactados.

Esta aplicación permite ingresar, modificar,  borrar, imprimir, autorizar, actualizar y buscar las Ordenes de Compras de mercancías. Se requiere que los Productos/Artículos estén ingresados con anterioridad en el Catalogo de Producto/Artículos, también los proveedores en el Catalogo de Proveedores. Se debe tener seleccionado el almacén en el cual se realizaran las ordenes de compras.

Se accesa en

Administración → Control Inventarios →Cotizaciones y Compras→Registra e Imprime Ordenes de Compra
La pantalla inicial muestra las siguientes ventanas:

  • BUSCA ORDENES DE COMPRAS REGISTRADAS Permite realizar búsqueda de Ordenes de Compras ya registradas.
  • ORDENES DE COMPRA Despliega las Ordenes de Compras registradas, permitiendo mostrarlos de acuerdo a los filtros de  Proveedor, Fecha OC, Centro Costo y Estatus. Ademas se pueden realizar acciones masivas ejecutando los botones de IMPRIMIR, AUTORIZAR, ACTUALIZAR  y AUTORIZACIONES PENDIENTES a las Ordenes de Compras.

Estatus de Ordenes de Compras

  • Nuevo: Solo esta capturado el encabezado de las Ordenes de Compras, no tiene registrado detalles.
  • Captura: La Ordenes de Compras esta a nivel de registro, se puede imprimir, modificar o borrar.
  • Autorizado: La Ordenes de Compras esta a nivel de registro se autorizo y esta lista para ser actualizada, se puede imprimir, modificar o borrar.
  • Actualizado: La información de la Ordenes de Compras no se puede modificar por que se realizo la afectación al producto y el saldo del proveedor.

Buscar   Ordenes de Compras

Se pueden realizar búsquedas de Ordenes de Compras ya registradas, realizando los siguientes pasos:

  1. En la ventana de  BUSCA ORDENES DE COMPRA REGISTRADAS, capturara uno, varios o todos campos siguientes:

    Campo
    Descripción
    ProveedorSeleccionar el proveedor del in box o Todos
    Centro de CostoElegir un centro de costo en particular o Todos
    Solicitado porIngresar el nombre o departamento que solicito los productos.
    Usuario CapturóSeleccionar un usuario en especial o todos
    FechaCapturar día de la orden de compras dd/mm/aaaa, o hacer click en el calendario.
    EstatusElegir un estatus en particular o Todos
  2. Hacer click en el botón de BUSCAR. En la ventana ORDENES DE COMPRA se mostrara las Ordenes de Compras  o desplegará el mensaje "No hay registros".

  

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Ingresar, Alta  de Ordenes de Compras

Para dar de alta o ingresar una orden de compra de mercancías, se realizan los siguientes pasos:

  1. En la ventana ORDENES DE COMPRA se da click en el icono de INSERTAR

  2. En la ventana CAPTURA ORDENES DE COMPRAS captura el encabezado de la orden de compra de la mercancías, ingresando la información correspondiente de los siguientes campos:

    CampoDescripción
    Proveedor*Identificar al proveedor y seleccionar el que corresponda.
    Fecha*Capturar día de la orden de compras dd/mm/aaaa, o hacer click en el calendario.
    % DescuentoEn caso de que proceda, indicar el porcentaje aplicable de descuento de forma general a todos los productos capturados.
    # CotizaciónDespliega las cotizaciones actualizadas que tiene el proveedor, al elegir la cotización los productos registrados en la cotización automáticamente integran la orden de compras.
    Centro de Costo*Seleccionar el centro de costo o departamento el cual solicita las mercancías. En caso de seleccionar una cotización Actualizada se puede modificar el centro de costo, realizando la modificación en este campo.
    Solicitado porIngresar el nombre o departamento que solicito los productos.
    ComentarioCapturar información referente a las Ordenes de Compras.

    Para desplazarse entre los campos utilizar la tecla del "tab" o posicionando en el campo con el mouse.

  3. Hacer click en el botón de AGREGAR.

  4. Capturar el detalle de la orden de compra en la ventana CAPTURA DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA NO ??? digitando la información correspondiente de los siguientes campos:

    CampoDescripción
    Tipo*Seleccionar el tipo de inventario al que pertenece el producto que se le realizara la entrada de mercancía.
    Producto*Ingresar nombre del producto al que se le realizara la entrada de mercancía.
    Descripción Adicional del ProductoSe captura especificaciones del producto solicitado en la orden de compra.
    Cantidad*Cantidad de producto que esta mencionado en la orden de compra
    Precio*Costo unitario del producto.
    % Descto.En caso de que proceda, indicar el porcentaje aplicable de descuento de forma especifica al producto que se esta capturado.
  5. Dar  click en el botón de AGREGAR.
  6. En la ventana DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA NO??? se muestran los productos ya capturados en la orden de compras.

  7. Repetir los pasos cuatro y cinco por cada producto que se ingresa a la orden de compra.

    * Campos Obligatorios

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Modificar   Ordenes de Compras

Se puede modificar el encabezado y los detalles de la orden de compra de mercancías si tiene el estatus de captura. Se realizan los siguientes pasos:

Encabezado:

  1. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el icono EDITAR de la orden de compra de mercancía a modificar en la columna de Sel. 
  2. Modificar el campo que corresponda en la ventana CAPTURA ORDEN DE COMPRA
  3. Dar click en el botón de GUARDAR.

Detalles:

  1. En la ventana DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA NO??? hacer click en el icono EDITAR del producto a modificar en la columna de Editar.
  2. Modificar el campo que corresponda en la ventana CAPTURA DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA NO. ???.
  3. Dar click en el botón de GUARDAR.                                                                      
                                                                                                                              

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Borrar   Ordenes de Compras

Se puede borrar la orden de compra de mercancías si tiene el estatus de captura. Se realizan los siguientes pasos:

Orden de compras de Mercancía:

  1. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el icono EDITAR de la Orden de Compra de mercancía a eliminar en la columna Sel. 
  2. Dar click en el botón de BORRAR en la ventana CAPTURA ORDEN DE COMPRAS
  3. Confirmar borrar la orden de compras de mercancías haciendo click en el botón OK, o en el botón de CANCEL para no efectuar la eliminación de la entrada de mercancía.

Detalles de orden de compras:

  1. En la ventana DETALLES DE LA ORDEN DE COMPRA NO??? hacer click en el icono EDITAR del producto a modificar en la columna de Editar.
  2. Modificar el campo que corresponda en la ventana CAPTURA DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA NO. ???.
  3. Dar click en el botón de GUARDAR.


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Imprimir   Ordenes de Compras

Se puede imprimir la orden de compra de mercancías:

Entrando a la orden de compras, realizando los siguientes pasos:

  1. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el icono EDITAR de la orden de compra de mercancía  a imprimir en la columna Sel. 
  2. Dar click en el botón de IMPRIMIR.
  3. Hacer click en el botón IGNORAR para regresar a la pantalla de la aplicación.

Desde la ventana ORDENES DE COMPRA realizándose los siguientes pasos:

  1. Hacer click en el botón de IMPRIMIR en la ventana de ORDENES DE COMPRA. 

  2. Despliega la ventana REPORTE ORDENES DE COMPRA, en la ventana DEFINA VALORES PARA LOS PARÁMETROS DEL REPORTE capturar la información de los siguientes campos:

    CampoDescripción
    Fecha DesdeIndica la fecha de inicio dd/mm/aaaa. O dar click en el calendario.
    Fecha HastaIndica la fecha de termino dd/mm/aaaa. O dar click en el calendario.
    ProveedorSeleccionar un proveedor o Todos
    Centro de CostoElegir un centro de costo en particular o Todos
  3. Dar click en el botón de MOSTRAR.
  4. En la ventana REPORTE ORDENES DE COMPRA hacer click en el botón de REGRESAR, regresando a la pantalla de la aplicación.

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Autorizar   Ordenes de Compras

Es necesario realizar la autorización de las ordenes de compras de acuerdo a las configuraciones de cada empresa para definir el "rol que autoriza". 

La autorización puede realizarse de manera individual (una solo orden de compra) o por grupos (varias o todas las ordenes de compras de una sola vez)

Para autorizar una orden de compras ya registrada se realizan los siguientes pasos:

  1. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el botón de AUTORIZAR. 
  2. Despliega la ventana ORDENES DE COMPRA, en la ventana ORDENES DE COMPRAS seleccionar la orden de compras u Ordenes de Compras que se autorizaran haciendo click en el check box  de la columna "SEL" o dar click en el check box  de "Seleccionar todos". 
  3. Confirmar la actualización de la orden de compras dando click en el botón de ACTUALIZAR.
  4. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el botón de REGRESAR, regresando a la pantalla inicial.

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Actualizar   Ordenes de Compras

Una vez realizada la actualización de la orden de compras no se puede realizar ninguna modificación. Es necesario que este autorizada la orden de compras para realizar la actualización de la orden de compra.

 La actualización puede realizarse de manera individual (una solo Deuda) o por grupos (varias o todas las deudas de una sola vez)

Para actualizar las Ordenes de Compras se realizan los siguientes pasos:

  1. Hacer click en el botón de ACTUALIZAR en la ventana de ORDENES DE COMPRA. 
  2. Despliega la ventana ORDENES DE COMPRA, en la ventana ORDENES DE COMPRA seleccionar la orden de compras u Ordenes de Compras que se actualizaran haciendo click en el check box  de la columna "SEL" o dar click en el check box  de "Seleccionar todos". 
  3. Confirmar la actualización de la orden de compras dando click en el botón de ACTUALIZAR.
  4. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el botón de REGRESAR, regresando a la pantalla inicial.

Se pueden realizar búsquedas de Ordenes de Compras a autorizar y actualizar, realizando los siguientes pasos:

  1. En la ventana de ORDENES DE COMPRA muestra la ventana de BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS, para realizar la búsqueda se pueden llenar uno, varios o todos campos siguientes:

    Campo
    Descripción
    ProveedorSeleccionar el proveedor del in box.
    FechaIngresar Día/Mes/Año del Documento.
    Centro de CostoElegir un centro de costo en particular o Todos.
    Numero OrdenNúmero de la orden de compras registrada.
  2. Hacer click en el botón de BUSCAR. En la ventana ORDENES DE COMPRA se mostrara las Ordenes de Compras o desplegará el mensaje "No hay registros".
  3. En la ventana ORDENES DE COMPRA hacer click en el botón de REGRESAR, regresando a la pantalla inicial.

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Pantalla de inicio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Captura de encabezado de Orden de Compra

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Captura de detalle de la Orden de Compra

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pantalla de Autorización

 

 

Pantalla de actualización

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