Al implementar Novohit® definiendo los parámetros de cada modulo del sistema en el modulo de configuración se esta formando la estructura de los asientos automáticos generados por la parte operativa que se enlazara con la contabilidad a través de las cuentas contables definidas en el catalogo o plan de cuenta
La pantalla Inicial muestra las siguientes ventanas:
- VINCULA CAMPOS DE MODULO CON CODIGO CONTABLE Se ingresan los enlaces de los parámetros de los módulos con las cuentas contables.
- BUSCA DATOS DE ENLACE DE LOS MÓDULOS CON CODIGO CONATBLE Permite la búsqueda de los enlaces ya realizados
- DATOS DE ENLACE DE LOSMÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE Muestra los enlaces ya realizados.
Se tienen dos contextos :
- Principal: Aplica para los parámetros que se utilizan forma única del Front Office, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Tesorería. De Puntos de Venta (POS) solo el parámetro Catalogo de Puntos de Venta y de Inventarios el parámetro Almacenes.
- Secundarios: Se aplica a los parámetros que integran los Submódulos de Inventarios o Puntos de Venta; debido a que en el contexto principal se elige el punto de venta o el almacén al cual se le realizaran los enlaces de los parámetros.
A continuación se muestran los parámetros de los módulos de Novohit® que sirven para enlazar las operaciones realizadas al modulo de contabilidad.
| Modulo | Sub Modulo | Contexto | Parámetro |
|---|---|---|---|
Front Office | No aplica | Principal | Conceptos de Facturación |
| No aplica | Principal | Concepto de Facturación Facturados | |
| No aplica | Principal | Contra partida de Tax Facturados | |
| No aplica | Principal | Formas de Pago | |
| No aplica | Principal | Tipo de movimiento de Depósitos x Reserva | |
| Puntos de Venta | No aplica | Principal | Catalogo de Puntos de Venta: Seleccionar de los Puntos de Venta que tiene la empresa. |
| No aplica | Secundario | Desglose de Cuentas | |
| No aplica | Secundario | Impuestos que aplican | |
| No aplica | Secundario | Tipos de Productos (Ingresos) | |
| No aplica | Secundario | Tipos de Productos (Costos) | |
Administración // Back Office | Cuentas por cobrar | Principal | Segmentos para cargos |
| Principal | Ctas. Ingresos x Facturación Manual | ||
| Principal | Impuestos de Facturas (al Facturar) | ||
| Principal | Movtos Ajustes | ||
| Principal | Segmentos de Cobranza | ||
| Principal | Tipos de Movimientos sobre Facturas | ||
| Principal | Impuestos de Facturas (al Cobrar) | ||
| Cuentas por Pagar | Principal | Segmentos | |
| Principal | Impuestos de Facturas (al Facturar) | ||
| Principal | Impuestos de Facturas (al Pagar) | ||
| Principal | Tipos de Proveedor | ||
| Tesorería | Principal | Cuentas bancarias | |
| Inventarios | Principal | Almacenes: Elegir de los almacenes que tiene la empresa. | |
| Secundario | Centros de Costos y Departamentos | ||
| Secundario | Tipos o Familias (Ingresos) | ||
| Secundario | Tipos o Familias (Costos) | ||
| Secundario | Impuestos sobre Entradas Almacén | ||
| Secundario | Tipos o familias (Descuentos) |
Cuando la compañía tiene sucursales o unidades de negocio, se deberán ingresar en cada sucursal o unidad de negocio los enlaces de módulos y contabilidad.
Se puede registrar, Enlaces de Modulos y Contabilidad#modificar, Enlaces de Modulos y Contabilidad#borrar y Enlaces de Modulos y Contabilidad#buscar los enlaces de los módulos con las cuentas contables.
Ingresar Enlaces de Módulos y Contabilidad
Para el ingreso o alta de enlaces de módulos y contabilidad, se realizan los siguientes pasos :
Accesar en Configuraciones→Configuración Back Office→Configuración Contabilidad→Enlaces de Módulos y Contabilidad.
En la ventana VINCULA CAMPOS DE MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE ingresar la información de los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
Contexto Principal * | Hacer clic para seleccionar el parámetro al que se le realizara el enlace. |
| Dar clic para elegir el segmento o valor(llave) al que se le realizara el enlace. | |
Contexto Secundario | Hacer clic para seleccionar el parámetro al que se le realizara el enlace. |
| Dar clic para elegir el segmento o valor(llave) al que se le realizara el enlace. | |
Cuenta Contable* | Capturar o seleccionar la cuenta contable afectable o auxiliar con la cual se realizara el enlace y aparecerá en el asiento automático. Las cuentas deben estar dadas de alta en el catalogo o plan de cuentas. |
Unidad Negocio | Este campo se habilita cuando la compañía tiene sucursales. Cuando en el campo de cuenta contable se elige una cuenta de Resultados se desplegaran todas las unidades de negocio, eligiéndose la sucursal o unidad de negocio a la que corresponda el enlace. Si en el campo de cuenta contable se selecciona una cuenta de Balance automáticamente se desplegaran la matriz. |
| Cuenta Complementaria | Ingresar o seleccionar la cuenta complementaria que corresponde a la cuenta seleccionada en el campo "Cuenta Contable" con la cual se realizara el enlace y aparecerá en el asiento automático. |
| Unidad Negocio | Este campo se habilita cuando la compañía tiene sucursales. Cuando en el campo de cuenta contable se elige una cuenta de Resultados se desplegaran todas las unidades de negocio, eligiéndose la sucursal o unidad de negocio a la que corresponda el enlace. Si en el campo de cuenta contable se selecciona una cuenta de Balance automáticamente se desplegaran la matriz. |
Activo* | Dar clic en el in box para habilitar el enlace. |
Orden* | Secuencia de ordenamiento, para cuando se despliegue en laguna aplicación. Debe ser numérico. |
* Campos Obligatorios
Dar clic en el botón de AGREGAR.
Repetir los pasos 2 y 3 por cada uno de los valores del parámetro.
Cuando se desactiva una cuenta del catalogo o plan de cuentas que tenia un enlace se mostrara en el enlace el mensaje ""Cuenta desactivada"" en el campo de Cuenta Contable.
Buscar Enlaces de Módulos y Contabilidad
Para buscar los enlaces de módulos y contabilidad ya registrados, se realizan los siguientes pasos :
Accesar en Configuraciones→Configuración Back Office→Configuración Contabilidad→Enlaces de Módulos y Contabilidad.
En la ventana BUSCA DATOS DE ENLACE DE LOS MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE ingresar la información de los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
Contexto Principal | Hacer clic para seleccionar el parámetro que se busca. |
| Dar clic para elegir el segmento o valor(llave) que se busca. Si se deja en blanco mostrara todos | |
Contexto Secundario | Hacer clic para seleccionar el parámetro que se busca. |
* Para buscar en especifico un Punto de Venta o Almacén/bodega se deberá capturar los parámetros POS-Catalogo de puntos de venta y INV-Almacenes en contexto principal segun se requiera y en inbox contiguo seleccionar el punto de venta o el almacén/bodega.
Dar clic en el botón de BUSCAR.
En la ventana DATOS DE ENLACE DE LOS MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE se desplegara el resultado de la búsqueda, en caso negativo se mostrara el mensaje "No hay registros".
Modificar Enlaces de Módulos y Contabilidad
Para modificar el enlace de módulos y contabilidad, se realizan los siguientes pasos:
Accesar en Configuraciones→Configuración Back Office→Configuración Contabilidad→Enlaces de Módulos y Contabilidad.
Hacer clic en el iconoEDITAR del enlace a modificar en la ventana DATOS DE ENLACE DE LOS MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE.
En la ventana VINCULA CAMPOS DE MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE realizar la modificación de la información del o los campos que procedan.
Dar clic en el botón de GUARDAR.
Desactivar Enlaces de Módulos y Contabilidad
Si algún parámetro no tiene enlace contable y tiene información, dicha información no se reflejara en el módulo de Contabilidad. Cuando en un parámetro o valor (llave) de parámetro se borra y tenia enlace contable, el enlace mostrara vació el campo del valor (llave). Se sugiere borrar o desactivar el enlace cuando el parámetro o valor(llave) se borre o se desactive.
Para borrar el enlace de módulos y contabilidad, se realizan los siguientes pasos:
Accesar en Configuraciones→Configuración Back Office→Configuración Contabilidad→Enlaces de Módulos y Contabilidad.
- Hacer clic en el icono EDITAR del enlace a borrar en la ventana DATOS DE ENLACE DE LOS MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE.
- Dar clic en el botón de BORRAR.
Para desactivar el enlace de módulos y contabilidad, se realizan los siguientes pasos:
Accesar en Configuraciones→Configuración Back Office→Configuración Contabilidad→Enlaces de Módulos y Contabilidad.
- Hacer clic en el iconoEDITAR del enlace a desactivar en la ventana DATOS DE ENLACE DE LOS MÓDULOS CON CÓDIGO CONTABLE.
- Dar clic en el Check Box del campo "Activo" para desactivar el enlace
- Hacer clic en el botón de GUARDAR.