Esta es la aplicación principal para realizar reservas de habitaciones y modificar reservas anteriores.

Para ingresar, seleccione el menú Front Office → Reservaciones → Reserva Habitaciones

Búsqueda de Reservaciones Existentes o Capturar una Nueva Reservación

Al entrar al módulo verá dos secciones:

1. Sección Selección de Reserva: es la venta de búsqueda en la que podrá realizar búsquedas de habitaciones con base en diferentes parámetros:

Selección de Reservaciones Existentes

2. Sección Reservaciones: es la lista de reservaciones iniciando por las que tienen llegada en la fecha actual y muestra la siguiente información:

• La última línea de la tabla acumula en páginas la lista de reservaciones la cual puede navegar haciendo clic en el número de página contiguo o en el enlace Sig.

Reservar una habitación

Para realizar una reservación seleccione: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación luego haga clic en el botón CAPTURAR RESERVA

1. Seleccione la Fecha de Llegada.

2. Seleccione la Fecha de Salida

3. Seleccione la Agencia, Empresa o Tarifa Pública, abajo de esta se mostrará el Tipo de Moneda asociado a la tarifa seleccionada.

4. Seleccione el Tipo de Tarifa, puede ser Sencilla, Doble, Triple; cualquier otra opción dependerá de la parametrización específica del hotel.

5. Seleccione la Aplicación de la tarifa, la cual dependerá de la parametrización específica del hotel, Novohit puede manejar las tarifas:

   1. Por Habitación.

   2. Por Persona.

   3. Ambos (por Habitación y Por Persona).

6. En caso de tener un código de promoción debe Ingresarlo en este campo o bien dejarlo vacío.

7. Haga clic en el botón Buscar Tarifas y se actualizará la información en la sección inferior llamada Selección de Habitaciones.

Rate Mixer

• Al momento de reservar, el Rate Mixer de Novohit permite seleccionar una, dos o más Temporadas que apliquen para el periodo que se está reservando.

• Si tiene Temporadas para cada una de las agencias o empresas partner, estas Temporadas (planes tarifarios) pueden seleccionarse al momento de hacer reservación por medio del Rate Mixer que se observa a la derecha de los calendarios al reservar.

• Si el Rate Mixer está configurado en modo min, eligirá automáticamente la tarifa más baja entre todas las tarifas de todas las temporadas para ese día específico, que cumpla con las restricciones.

• Si el Rate Mixer está configurado en modo max, eligirá automáticamente la tarifa más alta entre todas las tarifas de todas las temporadas para ese día específico, que cumpla con las restricciones.

• Si el Rate Mixer está configurado en modo manual (''), eligirá la tarifa (en modo indeterminado) de la primer temporada que cumpla con las restricciones.

• Avanzado: Si requiere imponer (override) una temporada manualmente, puede indicar la prioridad de la temporada que quiere aplicar con mayor relevancia. Por ejemplo:

  • Puede indicar una temporada con la prioridad número 1 para priorizar sobre las demás tarifas

  • Puede continuar colocando el número 2, 3, etc y así sucesivamente para priorizar manualmente las tarifas de otras temporadas

• Como resultado final, podrá ver que las tarifas a utilizar marcarán en color verde las fechas que aplicará:

Sobreventa

Allotment

La columna Allot aparecerá en la ventana SELECCIÓN DE HABITACIONES si el parámetro RsvWeb_Avail_Control está en modo 1.

Verifique que los Allotment estén correctamente asignados a cada Agencia.

Grabar Reservación

Para ingresar los datos de huésped se debe consultar el histórico de huéspedes haciendo clic en el botón Huésped, se mostrará la siguiente pantalla:

• Para realizar la búsqueda de un huésped en el histórico de huéspedes es necesario ingresar alguno de los datos del formulario, tradicionalmente con el nombre y/o apellidos es suficiente y hacer clic en el botón Buscar Cliente en el Histórico.

• Para una búsqueda más precisa se puede realizar con los campos del RFC / RUT y/o Pasaporte.

• No es necesario ingresar todos los datos para realizar una búsqueda, se recomienda utilizar todos los campos para registrar un nuevo huésped o actualizarlo, a continuación se describe cada uno:

Al realizar la búsqueda de un huésped en la base de datos aparecerá una lista con las coincidencias, mostrando dos secciones:

1. Buscar Huésped: contiene los datos de la búsqueda recién realizada y que podrá modificar para hacer otra búsqueda.

2. Seleccione Huésped: aparecerá la lista de huéspedes que coinciden con los datos de la búsqueda:

Al hacer clic en el icono de Lupa se mostrará del lado derecho dos secciones adicionales:

1. Histórico de Reservas del pasajero seleccionado.

2. Histórico de Estadías del pasajero seleccionado.
   

Solicitudes Especiales

• En la parte derecha de la pantalla verá otra ventana de Solicitudes Especiales:

  • En esta ventana se mostrarán las características generales de las habitaciones que pueden ser incluidas en la reservación como preferencias pero quedarán sujetas a la disponibilidad al momento de la llegada del huésped.

  • También tiene un campo para notas adicionales que tengan que ver con dichas solicitudes especiales.

Modificar una reservación 

Para modificar una reservación deberá seleccionar: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Verá la sección con la búsqueda y lista de reservaciones descrita arriba donde podrá:

1. Buscar la reservación.

2. Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de LÁPIZ (amarillo) ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.

3. Para modificar:

   1. Fechas de entrada y salida

   2. Tipo y cantidad de habitación (agregar o quitar).

   3. Número de personas (adultos y niños)

   4. Seleccione la ventana superior llamada HABITACIONES SOLICITADAS y haga los cambios de la misma forma como se indicó arriba. Nota: siempre deberá buscar disponibilidad refrescar y actualizar la información real.

4. Para modificar los datos generales del huésped, agencia o empresa, garantía y forma de pago, así como orígenes de venta, planes de alimentos, categoría de atención y tipo de huésped vaya directo al campo correspondiente y realice sus cambios.

5. Una vez terminado haga clic en el botón Actualizar.

Reenviar copia de correo de Confirmación de Reservación

Puede reenviar una copia del correo de confirmación de una reservación al huésped o cualquier otro destinatario ingresando en la reservación Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

1. Buscar la reservación.

2. Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de LÁPIZ (amarillo) ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.

3. En el campo de texto que sale al lado de ENVIAR EMAIL DE CONFIRMACIÓN puede ingresar cualquier correo electrónico del destinatario. Por default, aparecerá el correo del huésped titular si es que está dado de alta. Puede enviarlo nuevamente a dicho destinatario o puede substituir temporalmente el correo en ese campo y dar click en ENVIAR EMAIL DE CONFIRMACIÓN.

Cancelar o Anular una reservación 

Para cancelar una reservación seleccione: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

1. Verá la sección descrita arriba y podrá realizar una búsqueda o bien seleccionar la reservación de la lista mostrada.

2. Abra la reservación haciendo clic en el Icono de Lápiz para abrir la reservación.

3. Una vez abierta la reservación verá arriba del nombre del huésped un botón Cancelar haga clic sobre él.

4. El sistema le solicitará un Motivo de cancelación, escríbalo en el campo y vuelva a hacer clic en el botón Cancelar a la derecha.

5. La reservación cambiará de estatus Cancelada y emitirá una clave de cancelación en color rojo.

Reservar un paquete

Para reservar un paquete el procedimiento es el mismo que la reservación de una habitación, seleccione: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

• Haga clic en el botón Registrar Reserva.

• Seleccione la fecha de entrada y salida.

• Seleccione la agencia o empresa y el tipo de tarifa.

• Haga clic en el botón Buscar Tarifas.

• Escriba en número de habitaciones a reservar y haga clic en Aceptar Selección.

  • Borre la tarifa del tipo de habitación en las fechas en que aplicará el paquete, más adelante se seleccionarán las tarifas de paquete para las fechas requeridas.

• En la Sección HABITACIONES SOLICITADAS se mostrará la información general de la reserva, del lado derecho existe un Icono llamado PQT (paquete) haga clic en él.

• Se abrirá la sección con las tarifas de paquetes, mostrando la siguiente información:

  • Paquetes: aparecerán en una lista todos los paquetes vigentes.

  • Aplica: Indica si el paquete se cargará Por Día o Por Estadía.

  • #Paquetes: deberá seleccionar la cantidad de paquetes que va a reservar Por Día o Por Estadía, normalmente es uno por Estadía, pero esto dependerá de la configuración del hotel por que puede ser por persona.

  • Las siguientes columnas mostrarán la tarifa que aplicara por cada fecha a reservar.

• Indique la cantidad de paquetes a reservar en el Paquete deseado y en las fechas en que se aplicará 

• En caso aparezcan dos columnas por cada día, la primera columna es el valor de la tarifa del paquete para Adulto y la segunda columna es el valor de la tarifa del paquete para Niño o Infante.

• Regresará a la pantalla donde mostrará el valor del paquete asignado a la reserva

• El valor de la tarifa por las noches que no incluye el paquete mas el valor de la noche con el paquete hacen el total de la reserva.

• Los demás pasos son los mismos indicados en la reserva de habitación.

Reservar un Grupo 

Para reservar un Grupo el procedimiento es el mismo de la reservación de una habitación, seleccione: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

1. Haga clic en el botón Registrar Reserva.

2. Seleccione la fecha de entrada y salida del grupo.

3. Seleccione la agencia o empresa y el tipo de tarifa.

4. Haga clic en el botón Buscar Tarifas para obtener las Tarifas y disponibilidad.

5. Escriba en número de habitaciones a reservar y haga clic en Aceptar Selección, podrá seleccionar el número de habitaciones que desee y que haya disponibles para cada tipo de habitación.

6. Llene la información general de la reserva, esta información será la información titular y podrá ser una persona o una empresa.

7. Haga clic en Grabar Reserva.

Agregar más habitaciones a una Reservación

Para agregar más habitaciones a una reservación, deberá realizar un nuevo Request. Para esto, ingrese a Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

1. De la lista de reservas Seleccione la reservación del grupo.

2. En la sección HABITACIONES SOLICITADAS haga clic en el botón Agregar Habitación.

3. Esto lo llevará a la pantalla de búsqueda de disponibilidad:

   1. Seleccione fechas de entrada y salida, se recomienda que sea la misma Fecha de Entrada que tiene la reservación, si varían por más de un día la mejor práctica será crear otra reserva.

   2. Verifique el agencia o empresa, tipo de tarifa y tipo de habitación, haga clic en el botón Buscar Tarifas.

   3. Seleccione la o las habitaciones a agregar y haga clic en el botón Aceptar Selección.

4. Podrá revisar en la ventana superior todas las habitaciones que contenga la reservación.

Rooming List

Cuando se hace una reservación de Grupo ésta queda a nombre de un Titular que es la persona que hace el bloqueo de las habitaciones; en el caso de Grupos se puede ingresar el Rooming List el cual podrá ser distribuido en las habitaciones del Grupo haciendo que cada habitación del Grupo esté a nombre de cada huésped. Para ingresar el Rooming List haga lo siguiente, Seleccione:  Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

1. Abra la reservación de grupo.

2. En la sección HABITACIONES SOLICITADAS aparecerán los Request haga clic el botón Rooming ubicado en el extremo derecho.

   1. Si tuviera diferentes líneas de habitaciones deberá agregar el Rooming List en cada una dependiendo de la cantidad de habitaciones y personas.

3. En esta sección ingresará los huéspedes en la sección Rooming List, haga clic en el botón Datos del Huésped, esto abrirá la consulta del histórico de huéspedes:

   1. Podrá agregar un nuevo huésped o recuperarlo del histórico.

   2. Podrá indicar si es adulto o menor como se muestra en la siguiente imagen.

   3. Podrá colocar observaciones o notas para cada uno.

   4. Cuando haya seleccionado un huésped observará que aparecerá registrado en la ventana del lado derecho.

   5. Repita este proceso hasta terminar de ingresar el total del Rooming List.

   6. Para concluir haga clic en el botón Salir.

Notificaciones de Reservaciones

Ejemplo estándar de Reserva que recibe el huésped (templete customizable)

Si requiere solicitar un cambio al modelo, solicítelo en help.novohit.com

Integración automática con Gmail

Integración automática con Calendarios

Integración automática con Google y Notificaciones Push iOS