Reserva de Espacios

Cómo operar en el módulo Spaces Management 

Debe dirigirse a : Spaces → Reserva de espacios

Se abrirá una nueva ventana la que le permitirá comenzar con la aplicación de reservas de Banquetes y Eventos con las siguientes opciones:

• Botón para INICIAR NUEVA RESERVACIÓN: es el botón que tiene un simbolo "+"

• Lista de reservaciones a partir de la fecha actual y hasta 15 días a futuro:

• Botón de RESERVACIONES REALIZADAS: este botón le permitirá ver y buscar cualquier reservación a futuro.

Para reservar un evento tendrá que observar las siguientes reglas:

• Agregar salones por día y horario.

• Agregar equipos por día y horario.

• Agregar servicios por día y horario.

• Agregar productos (AyB) por día y horario.

Esto quiere decir que si un salón con un equipo se va a usar dos días o más deberá agregarlos por cada día, esto le permitirá al sistema tener la disponibilidad real permitiendo hacer reservaciones de los mismos salones en diferentes horarios; igualmente le permitirá colocar notas de manera individual para cada concepto lo que resultará en una pauta de servicio detallada.

Reservar un salón para evento

1. Entre a la aplicación de Banquetes y Eventos.

2. Seleccione el botón NUEVA RESERVACIÓN.

3. Se abrirá la ventana de BÚSQUEDA DE DISPONIBILIDAD con los siguientes parámetros:

   1. (Opcional) Asociado: en caso de asociar el evento algúna Agencia/Empresa lo puede buscar por nombre o por Rut/ID (no es un campo obligatorio)

   2. Fecha y hora de inicio del evento

   3. Fecha y hora de término del evento.

   4. (Opcional)  Número de personas que asistirán al evento.

   5. (Opcional) Montaje a utilizar en el evento.
      

      

4. Haga clic en el botón BUSCAR.

5. El sistema mostrará los Espacios disponibles de acuerdo a los parámetros anteriores. En caso de ya tener parametrizado los valores para cada segmento, la ventana de disponibilidad de cada espacio o área  indicará una tarifa default.
   
   

   

   
   
   

6. Seleccione un salón haciendo clic en el botó NUEVA RESERVACIÓN (signo (+))

7. Se abrirá la ventana del salón correspondiente donde deberá:

   1. Elegir la tarifa a aplicar y luego en el botón GUARDAR (tarifa)

   2. Podrá escribir notas para el salón, estas notas podrán ser usadas en la pauta de servicio.

8. Haga clic en el botón ACEPTAR para seguir con la reservación.

9. Regresará a la ventana anterior donde podrá ver en un globo azul que el salón fue tomado.

10. Haga clic en el botón CONTINUAR, parte inferior izquierda.

11. Abrirá una ventana para registrar información estadística:

    1. Origen de venta.

    2. Agente de Venta (Usuarios de Novohit con Puestos de Trabajo para Usuarios SPACES y asignados como Usuarios para Operación de SPACES )

    3. Tipo de evento.

    4. Código de reserva hotel: si el evento tiene habitaciones podrá asociarlas desde aquí para realizar la cotización (Debe haber ingresado las reservas de habitaciones desde el módulo de reservaciones en Front Office e ingresar en este campo el código de reserva para asociarla al evento).

    5. Haga clic en el botón GUARDAR.

12. La reservación del Espacio está completa en la pantalla podrá ver lo siguiente:

    1. La parte superior está dividida en dos partes:

       1. Lado izquierdo podrá ver:

          1. Estatus de la reserva: por default el sistema entregará el estatus presupuesto,este estatus puede ser parametrizado para que no afecte la disponibilidad de los espacios. Podrá seleccionar manualmente el estatus"Reservado", estatus que sí afecta disponibilidad de espacios. Encontrará estatus no habilitados de uso manual como "confirmado" -"anulada" - "en casa" estos parámetros se modificarán automáticamente según los movimientos dentro de la reserva (Pago, check in) el estatus" check out" lo debe realizar manualmente una vez finalizado el evento.

          2. Clave de confirmación del evento: para cada evento se entregará un código alfa-numérico, este no es lo mismo que el código de reserva de habitaciones.

          3. Fechas y horarios reservados.

          4. Datos del cliente, pueden ser modificados desde el icono LÁPIZ.

          5. Total del evento, podrá ver el saldo que irá variando conforme se agreguen servicios y se apliquen depósitos.

          6. Descuentos:el sistema le permite aplicar descuentos por salones (espacios), equipos, servicios y productos (alimentos y bebidas) seleccionando el ícono LAPIZ podrá indicar el porcentaje de descuento que aplicará por item.

          7. Orígen de venta.

       2. Del Lado derecho verá:

          1. Tipo de eventos.

          2. Descripción del evento.

          3. Notas: podrá agregar notas generales al evento.

    2. En medio de la pantalla verá el salón reservado con toda la información que se ingresó en los parámetros de búsqueda y la tarifa aplicada así como la notas.

       1. Podrá cambiar los parámetros del salón haciendo clic en el botón CAMBIAR.

       2. Podrá modificar el montaje.

       3. Agregar más salones haciendo clic en el botón AGREGAR ESPACIO ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

       4. Eliminar el salones.

       5. Dar check in.

    3. En la parte inferior de la pantalla verá una barra horizontal azul que tiene tres opciones:

       1. Espacios: donde se administran los salones y explicado hasta el punto anterior.
          

          

       2. Productos y servicios: donde podrá agregar equipos, servicios y productos (A&B);
          Para agregar Equipos - Servicios - A&B  debe seleccionar en la pantalla lo que va agregar, en la parte inferior izquierda aparecerán los productos cargados según el item seleccionado. Para agregarlo a la cuenta puede realizarlo de dos formas:
          1. Puede arrastrar el producto hasta la cuenta, aparecerá una nueva pantalla que le preguntará cuantos de estos productos agrega,  la tarifa aplicar, el horario en que lo solicita y notas que se veran reflejadas en los reportes, luego debe seleccionar el botón AGREGAR y el producto aparecerá en la "cuenta" ( en caso de que el evento dure mas de un día debe ingresar los productos por día y horario correspondientes)
          2. Puede seleccionar el simbolo "+" que aparece en el producto tecelandolo dos veces, aparecerá una nueva pantalla que le preguntará cuantos de estos productos agrega,  la tarifa aplicar, el horario en que lo solicita y notas que se veran reflejadas en los reportes, luego debe seleccionar el botón AGREGAR y el producto aparecerá en la "cuenta" ( en caso de que el evento dure mas de un día debe ingresar los productos por día y horario correspondientes).
          

          Agregar Equipos, servicio y productos (AyB)

          1. Ya que la reservación esté abierta haga clic en la barra inferior (azul) donde dice productos y servicios.

          2. Verá una pantalla que tiene del lado izquierdo la lista de equipos, por default se mostrarán los equipos pero encima de esa lista podrá cambiar a Servicios o Productos AyB.

          3. Para agregar un equipo, servicio o producto de un clic sostenido y arrastre a la ventana derecha (Cuenta) y suéltelo, se abrirá la ventana del equipo:

             1. Cantidad: indique la cantidad de equipos.

             2. Tarifa: seleccione la tarifa a aplicar.

             3. Fecha y hora desde / hasta: indique el día y el horario en que se usará el equipo.

             4. Notas: agregue notas adicionales, estas notas podrán ser utilizadas en la pauta de servicio.

          4. Repita para cada equipo, servicio o producto.

          5. Haga clic en el botón AGREGAR.
             
             

             

             
             
             

       3. Garantías y facturación: aquí podrá registrar prepagos o grantías monetarias en un evento. Las formas de pago son parametrizadas según su área comercial. Al ingresar una garantía seleccione el check box de "confirmado" y el estatus de la reserva del evento cambiará automáticamente a "confirmado". Los prepagos que ingrese en el módulo se verán reflejados en el POS de Eventos donde tendrá que cobrarlo, al ingresar el prepago en la aplicación de SpacesManagement aparecerá en estatus "capturado" una vez cobrado en el POS el status del prepago se actualizará automáticamente a "Cobrado".
          
          

          

          
          

          Aplicar prepagos a un evento 

          1. Entre en la reservación.

          2. Seleccione la barra inferior azul donde dice Garantías y Facturación.

          3. Verá tres columnas, en la primera del lado izquierdo seleccione Prepagos.

          4. Se mostrará una tabla (parrilla) donde se registrarán los depósitos o prepagos.

          5. Haga clic en el botón REGISTRAR PREPAGO.

             1. Abrirá la ventana de REGISTRO DE PREPAGO

             2. Indique el monto del prepago.

             3. Indique el documento o comprobante entregado al cliente.

             4. Haga clic en el botón ACEPTAR.

          6. El prepago aparecerá en la tabla (parrilla), en la columna Estatus se mostrará "Captura".

             1. Para cobrar el Prepago deberá hacerlo en el Punto de Venta correspondiente.

          7. Vaya al punto de venta de Banquetes y Eventos en la aplicación principal de novohit y seleccione: POS (Puntos de Venta) → Caja Touch Screen Puntos de Venta

             1. Dentro del POS de Banquetes y Eventos verá una cuenta con la clave de reservación y las letras ADV (Advance).

             2. Seleccione la cuenta y haga clic en IMPRIMIR.

             3. Vuelva a seleccionar la cuenta y haga clic en PAGAR. Se abrirá la ventana con las formas de pago, seleccione las indicadas y confirme el pago haciendo clic en el botón PAGAR.

          8. Vuelva al módulo de Banquetes y Eventos, abra la reservación y confirme que el Prepago aparecerá como Cobrado, de esta forma podrá aplicar cuantos pagos sean necesarios y éstos se enviarán a la cuenta cuando el evento se realice junto con los cargos del día.

Buscar una reservación

1. Ya en el módulo de Banquetes y Eventos haga clic en el botón RESERVACIONES REALIZADAS.

2. Abrirá una lista con todos los eventos reservados.

3. En la parte superior verá un cuadro azul con una punta de flecha apuntando hacia abajo, haga clic en ella y verá la ventana de BÚSQUEDA donde tendrá las siguientes opciones:

   1. Código de reservaciones

   2. ID cliente: busque por RFC, RUT, etc.

   3. Apellido.

   4. Nombre.

   5. Tipo de evento.

   6. Fecha desde / hasta.

   7. Fecha de reservación.

   8. Fecha de verificación.

   9. Fecha límite.

   10. Estatus.

4. Ingrese alguno de los datos mencionados y haga clic en FILTRAR, en la lista se mostrarán todos los eventos que coincidan con el parámetro de búsqueda.

5. Haga doble clic en la reservación para abirla.

Ver cotización del evento 

Ingrese en la reservación del evento: Haga clic en el botón IMPRESORA y se abrirá una ventana con el documento en pdf el cual podrá imprimir, guardar o enviar por correo electrónico.

Sincronizar cargos del día

1. Esto se usa cuando el evento está en casa y desea realizar los movimientos del día.

2. Haga clic en el botón SYNC CUENTA, con esto enviará los cargos que corresponden al día actual o fechas anteriores que no hayan sido sincronizadas.

3. Esto deberá realizarlo cada día a fin de tener registrados los consumos de cada día, el sistema mandará los cargos por rentas de salones, equipos, servicios y productos que hayan sido reservados únicamente.

Cargos de consumos extras

1. Todos los cargos extras deberá registrarlos en el módulo de Spaces y sincronizar con el Punto de Venta. Aunque puede hacer los cargos extras en el punto de venta de Banquetes y Eventos, no se recomienda hacerlo así para mantener consistencia en los datos de la reserva contra los cobrados en el POS.

Facturación de anticipos y cuentas de eventos

Para realizar la facturación de las cuentas de Eventos el procedimiento es el mismo realizado en el POS, el cual puede consultarlo en el apartado correspondiente llamado Facturación Electrónica - Caja Touch.

Check-out de un Evento

El check-out de un Evento se realiza en la parte superior modificando el Estatus. Cuando se hace check out de un evento no modifica los status de los espacios, servicios, equipos, productos si estos tienen status "checkin", "anulada" o ya estan "checkout", de igual manera no se puede dar "check-out" a un evento si no está primero en estatus "check-in". Esto es para poder identificar los status de cada componente del evento y poder verificar cuales fueron check-in, cuales anulados, etc.

Después que un evento está en estatus check-out ya no se puede hacer nada con sus componentes independientemente de que sus componentes aún aparezcan como Check-in.