Para configurar espacios deberá realizar los siguientes pasos:
- Definir Áreas para Eventos, estos pueden ser salones, jardines, terrazas, restaurantes, espacios en general.
- Definir Precios e impuestos para los espacios.
- Definir Tipos de Montajes.
- Asignar Montajes e Interconexiones de salones.
1. Definir Áreas para Eventos
Seleccionar:
Se abrirá la pantalla con la ventana donde se podrá ver:
Ventana DEFINE ÁREAS PARA EVENTOS, esta ventana contiene el formulario para registrar cada uno de los espacios.
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| Tipo de Operación | Normalmente es Banquetes y Eventos o la descripción que se haya realizado. |
| NOMBRE | Escriba el nombre del espacio o salón a registrar. |
| PRODUCTO EN EL POS | Indique el producto que está registrado en el POS al cual corresponde el Espacio a registrar. Cada Espacio debe estar relacionado a un producto en el POS. |
| CANT. ESPACIOS | Debe indicar la cantidad de espacios a registrar, normalmente es 1. |
| PRECIO POR HORA | Al seleccionar esta casilla de verificación estará indicando al sistema que la tarifa a cargar será por hora, es importante saber si la renta se cobrará por hora o por evento. Normalmente esta casilla se deja sin seleccionar. |
| UBICACIÓN | Puede describir la ubicación del espacio (edificio, área, sección del hotel, etc.) |
| TAMAÑO | Deben definirse las dimensiones Ancho, Largo y Alto. |
| TELEFONO | Indicar el número de teléfono o la extensión del espacio, si no aplica se puede dejar en blanco. |
| DESCRIPCIÓN | Breve descripción del espacio. |
| COMENTARIO | Puede agregar comentarios adicionales al espacio a fin de tener registrado características adicionales o recomendaciones sobre el espacio. |
| FOTOS | Puede agregar hasta 4 fotos del espacio a registrar. |
| ACTIVO | Seleccionando esta casilla podrá poner a la venta el espacio, cuando ya no vayan a utilizar más este espacio sólo quite la selección de esta casilla. |
| ORDEN | Indica el orden en que deben enlistarse en la ventana derecha ÁREAS PARA EVENTOS. |
En la ventana ÁREAS PARA EVENTOS, podrá ver la lista de todos los espacios registrados con cada una de las características mencionadas en el punto anterior.
2. Definir Precios e Impuestos para los espacios
Seleccionar:
- Define Costo de Alquiler de las Áreas.
- Busca Costo de Alquiler de las Áreas.
- Costo de Alquiler de las Áreas.
- Define Impuestos del Alquiler de las Áreas.
- Impuestos del Alquiler de las Áreas.
En la ventana DEFINE COSTO DE ALQUILER DE LAS ÁREAS tendrá las siguientes opciones:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Normalmente aparecerá la operación definida para Banquetes y Eventos |
| NOMBRE ÁREA | Seleccionar el espacio de la lista desplegable. |
| SEGMENTO | Puede seleccionar un segmento al cual quiera aplicar una tarifa específica, en caso de que se quiera que la tarifa esté disponible para todos deberá dejar este campo en blanco. Si tiene varios segmentos con tarifas diferentes para cada uno, deberá registrar cada espacio para cada segmento. |
| TIPO DE TARIFA | Seleccione el tipo de tarifa a aplicar, estas tarifas dependerán de la configuración del hotel, normalmente se usa un tipo de tarifa general (pública) y una manual para poder adaptar tarifas especiales o convenios. |
| PRECIO | Escriba el precio de la tarifa a aplicar. |
| BOTON GUARDAR | Salva la información registrada. |
| BOTON BORRAR | Borra el registro seleccionado. |
| BOTON IGNORAR | Cancela todos los cambios realizados dejando el registro como estaba originalmente. |
En la ventana BUSCA COSTO DE ALQUILER DE LAS ÁREAS podrá realizar búsquedas de espacios bajo los siguientes parámetros:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Especifique el tipo de operación sobre la que desea hacer la búsqueda, normalmente se tiene una opción aunque podrían ser más. |
| NOMBRE ÁREA | Seleccione el nombre del espacio que desee mostrar. |
| SEGMENTO | Seleccione el segmento para ver todos los espacios asignados. |
| TARIFA | Seleccione el tipo de tarifa a consultar. |
En la ventana COSTO DE ALQUILER DE LAS ÁREAS podrá ver en una lista todos los espacios registrados con sus diferentes tarifas y segmentos.
En la ventana DEFINE IMPUESTOS DEL ALQUILER DE LAS ÁREAS podrá asociar el impuesto correspondiente a cada espacio:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Especifique el tipo de operación sobre el que desea asignar impuestos. |
| NOMBRE ÁREA | Seleccione el espacio a aplicar impuesto. |
| IMPUESTO | Seleccione el impuesto aplicable al espacio. |
| INCLUIDO | Al seleccionar esta casilla le indicará al sistema que el valor que se aplicó incluye el impuesto seleccionado. |
En la ventana IMPUESTOS DEL ALQUILER DE LAS ÁREAS podrá ver una lista de todos los espacios que ya fueron relacionados con su impuesto correspondiente, es de notar que se debe verificar que todos los espacios tengan su impuesto a fin de no generar errores en las cotizaciones.
3. Definir Tipos de Montajes
Seleccione:
Se abrirá la pantalla con dos ventanas:
Ventana DEFINE TIPOS DE MONTAJE PARA SALONES en las que tendrá las siguientes opciones:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Seleccione el tipo de operación para Banquetes y Eventos |
| MONTAJE | Escriba el nombre del montaje. |
| ACTIVO | Seleccionando esta casilla activará el montaje para que se muestre en el módulo de reservaciones, si quisiera eliminar un montaje sólo quite esta selección y con eso dejará de aparacer en el módulo de reservaciones. |
| COMENTARIO | Escriba algún comentario sobre el montaje, puede dejarlo en blanco si considera. |
| ORDEN | Indica el orden en que aparecerá en la lista de montajes. |
| BOTON AGREGAR | Al hacer clic en este botón ingresará el montaje al sistema. |
| BOTON IGNORAR | Al hacer clic en este botón eliminará todos los cambios que haya hecho y dejará el registro como si no lo hubiera modificado. |
4. Asignar Montajes e Interconexiones de salones
Seleccione:
a) Ventana DEFINE MONTAJE EN SALONES:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| NOMBRE SALON | Seleccione el salón al que desea asignar un montaje, si un salón se puede montar con diferentes montajes se deberán registrar uno por uno. |
| MONTAJE | Seleccione el montaje a asignar de la lista desplegable. |
| #MAXIMO DE PERSONAS | Indique el número máximo de personas para el montaje y el salón especificados. |
| BOTON GUARDAR | Salva la información indicada en los campos anteriores. |
| BOTON BORRAR | Borra un registro existente. |
| BOTON IGNORAR | Deshace los cambios del registro dejando el espacio y montajes como estaban originalmente. |
b) Ventana MONTAJE EN SALONES: Muestra la lista de los salones a los que se les ha asignado uno o más montajes.
c) Ventana DEFINE INTERCONEXIÓN DE SALONES: en esta opción podrá limitar los espacios en salones que sean divisibles, de esta forma cuando una sección del espacio o salón haya sido rentado no podrá rentar el salón completo y sólo mostrará las secciones restantes en caso de haberlas.
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| SALON PRINCIPAL | Seleccione el salón principal que puede ser divisible. |
| SALON CONECTADO | Seleccione uno de los salones que forma parte del salón principal pero que se pueda rentar por separado. |
| BOTON AGREGAR | Agrega el registro al sistema para que el módulo de reservaciones considere la restricción. |
| BOTON IGNORAR | Deshace los cambios el registro y deja el espacio como estaba originalmente. |
d) Ventana INTERCONEXIÓN DE SALONES # REGISTROS: esta ventana mostrará todos los salones interconectados y el total de espacios registrados.
