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Se considera DEUDAS a todas la obligaciones adquiridas por la empresa, en este apartado se analiza el registro de las deudas directas o de registro manual es decir las deudas de servicios, honorarios, arrendamientos, etc.

En esta aplicación se realiza   la captura directa, modificación, eliminación, búsqueda, autorizaciones y actualizaciones de deudas; del mes abierto y posteriores. Se accesa en 

Administración→Cuentas por Pagar→Registro de Deudas y Movimientos
 

La pantalla inicial muestra las siguientes ventanas

  • BUSCA DEUDAS REGISTRADAS Se realizan la búsqueda de las deudas registradas del periodo abierto, según los campos ingresados que son los filtros de la búsqueda.
  • DEUDAS REGISTRADAS Muestra las deudas registrada del mes abierto y meses posteriores. Se permite realizar acciones masiva a las deudas del mes abierto como imprimir, autorizar, actualizar  y sobre movimientos autorizar y actualizar.

 

La información capturada de proveedores en México sera utilizara para el reporte de la DIOT y en Chile para el Libro de Compras.

 

Ingreso,   Alta,  Registro Deudas

Para realizar la captura o ingreso directo de deudas manuales, se realizan los siguientes pasos:

  1. Acceder en 

     Administración→Cuentas por Pagar→Registro de Deudas y Movimientos.

  2. Para registrar la deuda, hacer click en el icono de INSERTAR de la ventana DEUDAS REGISTRADAS

    1. Ingresar la información correspondiente a al deuda en la ventana REGISTRO DE DEUDAS en los siguientes campos:

      Campo
      Descripción
      Proveedor*Capturar nombre del proveedor o dar click en el inbox y elegir haciendo click en el proveedor. Los proveedores deben ser ingresados en el catalogo de proveedores previamente.
      Tipo Docto*Hacer click en el tipo de documento que se capturar.
      # Docto. Proveed.*Numero del la deuda que se esta registrando. El campo es alfanumérico y puede ser hasta 20 dígitos.
      Fecha Docto*

      Se ingresa el día de emisión del documento de forma manual o hacer click en el calendario.

      Crédito*Muestra automáticamente lo capturado en el maestro de proveedores para el proveedor al que se esta registrando la cuenta.
      VencimientoDespliega automáticamente la fecha de vencimiento
      F Contabilización*Se captura la fecha de contabilizacion
      OrigenAutomáticamente muestra REG. DIR.
      Sub Total*Se captura el importe del subtotal de la deuda.
      Tipo CambioSe despliega automáticamente cuando es un proveedor con moneda extranjera. Este tipo de cambio se captura en la aplicación de Tipo de cambio Diario divisas.
      Subtotal base IVASe captura el importe que es base para el IVA.
      IVACalcula automáticamente el impuesto de acuerdo al importe capturado en el campo Subtotal base IVA.
      Subtotal base EXENTOSe captura el importe que es base para Exento.
      EXENTOAutomáticamente despliega "0"
      Subtotal base Retención s/Honorarios Se ingresa el importe de honorarios.
      Retención s/HonorariosCalcula automáticamente la retención sobre honorarios.
      TotalAutomáticamente muestra el importe total de la deuda registrada.
      ComentarioDescripción  breve de la transacción que se registra la Deuda.
  3. Dar click en el botón de AGREGAR o hacer click en el botón de IGNORAR para eliminar la información capturada y regresar a la pantalla inicial de Registro de Deudas y Movimientos.

  4. Ingresar los detalles del asiento contable del Deuda en la ventana REGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DIRECTO # ???? con la información correspondiente en los siguientes campos:

    Campo
    Descripción
    Cuenta Contable* Seleccionar las cuentas contables que se afectaran tanto en débito como el crédito. Se puede teclear el numero o nombre de la cuenta o desplegar el catalogo haciendo click flecha " ν " del inbox.
    Id. Unidad Negocio

    novohit® puede implementarse para corporativos con sucursales (varias unidades de negocio) o una empresa.

    Este campo se habilitara solo si se cuenta con más de una unidad de negocio, permitiendo que a las cuentas de resultado que se le haya indicado se le asigne la unidad de  negocio que le corresponde.

    Si es una cuenta de balance (activo, pasivo, capital) asumirá por omisión la unidad de negocio (no aparecerá habilitada). 

    Monto*Capturar importe del asiento contable que se registra.
    DébitoAutomáticamente muestra activado el check box indicando que el detalle es un débito. Si el detalle es un Crédito hacer click en el check box para que este desactivado.
    Concepto*

    Descripción breve de la deuda en esta transacción que se registra.

  5. Dar click en el botón de AGREGAR  o hacer click en el botón de IGNORAR para eliminar la información capturada.

    Nota

    * Son campos obligatorios.

    Solo si el asiento esta cuadrado (total de las columnas débito y crédito son iguales) se podrá autorizar y posteriormente actualizar.

    Se permite el ingreso de deudas si no esta generado el asiento contable del día de registro

    Regreso al Inicio 

Modificar    Deudas

Las Deudas pueden ser modificadas tanto el encabezado como los detalles de los asientos contables al momento de estar realizándose el ingreso de las mismas y posteriormente al ingreso.

  1. Para realizar las modificaciones al momento del ingreso de la Deuda:
    1. Encabezado:
      1. Colocarse en el campo de la ventana REGISTRO DE DEUDAS editar o modificar el campo que corresponda.
      2. Dar click en el botón de GUARDAR.
    2. Detalles:
      1. Seleccionar el detalle haciendo click en el icono EDITAR o modificar los campos que se requieren.
      2. Dar click en el botón de GUARDAR.
  2. Para modificar una deuda posteriormente, se realiza los siguientes pasos:

    1. Ingresar en 

      Administración→Cuentas por Pagar→Registro de Deudas y Movimientos

    2. Localizar la Deuda a modificar a través de una búsqueda en la ventana BUSCA DEUDAS REGISTRADAS o si aparece en la ventana DEUDAS REGISTRADAS
    3. Dar click en el icono EDITAR  de la deuda a la cual se le realizaran los cambios en la ventana DEUDAS REGISTRADAS
      1. Encabezado:
        1. Colocarse en el campo de la ventana CAPTURA DEUDA y editar o modificar el campo que corresponda.
        2. Dar click en el botón de GUARDAR.
      2. Detalles:
        1. Seleccionar el detalle del asiento contable haciendo click en el icono EDITAR editar o modificar los campos que se requieren.

        2. Dar click en el botón de GUARDAR.

Regreso al Inicio  

Eliminar o Borrar   Deudas

Las Deudas pueden ser borradas o eliminadas al momento de estar realizándose el ingreso de las mismas y posteriormente al ingreso.

  1. Para eliminar o borrar una deuda al momento del ingreso:
    1. Dar click en el botón de BORRAR.
    2. Confirmar la eliminación de la Deuda dando click en el botón de OK y volverá  a la pantalla inicial de Registro de Deudas y movimientos. 
    3. Se puede cancelar la eliminación del asiento haciendo click en el botón de CANCEL.
    4. Si se requiere borrar o eliminar un Detalle del asiento contable capturado:
      1. En la  ventana ASIENTO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DIRECTO A CUENTAS POR PAGAR seleccionar el detalle haciendo click en el icono EDITAR.
      2. Dar click en el botón de BORRAR en la ventana REGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DIRECTO # ???
      3. Se puede cancelar la eliminación del detalle haciendo click en el botón de IGNORAR.
  2. Para eliminar o borrar una deuda posteriormente debe estar en estatus de captura y se realizan los siguientes pasos:

    1. Ingresar en 

      Administración→Cuentas por Pagar→Registro de Deudas y Movimientos

    2. Localizar la Deuda a modificar a través de una búsqueda en la ventana BUSCA DEUDAS REGISTRADAS o si aparece en la ventana de DEUDAS REGISTRADAS 
    3. Dar click en el icono EDITAR  de la deuda a la cual se eliminara en la ventana DEUDAS REGISTRADAS.
    4. Hacer click en el botón de BORRAR.
    5. Confirmar la eliminación del Deuda dando click en el botón de OK y volverá a la pantalla inicial de Registro de Deudas y movimientos.  
    6. Si se hace click en el botón de CANCEL se aborta la eliminación del Deuda, regresando a la venta REGISTRO DE DEUDAS.

Regreso al Inicio   

Autorizar   Deudas

Es necesario que el asiento contable del registro de la deuda este cuadrado para poder realizar el proceso autorización; si el asiento contable de la deuda deuda esta descuadrado aparece el icono de CUENTAS CONTABLES NO VERIFICADAS, debiendo corregirse para continuar. Después de realizar al autorización, se puede modificar la deuda siguiendo los pasos indicados, Debe estar concluido el proceso de autorización para que se pueda realizar el de actualización.

 La autorización puede realizarse de manera individual (una solo Deuda) o por grupos (varias o todas las deudas de una sola vez)

  1. Para autorizar las Deudas se siguen los siguientes pasos:

    1. Ingresar en 

      Administración→Cuentas por Pagar→Registro de Deudas y Movimientos

    2. Hacer click en el botón de AUTORIZAR en la ventana de DEUDAS REGISTRADAS. 
    3. En la ventana DEUDAS REGISTRADAS seleccionar las Deudas que se autorizaran haciendo click en el check box o dar click en el check box  de "seleccionar todos".
    4. Confirmar la autorización de las Deudas dando click en el botón de AUTORIZAR.
    5. En la ventana AUTORIZA REGISTRO DE DEUDA hacer click en el botón de REGRESAR, regresando a la pantalla inicial del Registro de Deudas y Movimientos.

  2. En la ventana de AUTORIZA REGISTRO DE DEUDA muestra la ventana de BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS donde se puede buscar las deudas a autorizar.

    1. Para realizar la búsqueda se pueden llenar uno, varios o todos campos siguientes: 

      Campo
      Descripción
      ProveedorCapturar nombre del proveedor o dar click en el inbox y elegir haciendo click en el proveedor.
      Fecha DocumentoIngresar Día/Mes/Año del Documento. También se puede hacer click en el calendario.
      Fecha ContabilizaciónCapturar Día/Mes/Año del Deuda en el que fue registrado. También se puede hacer click en el calendario.
      # DocumentoNumero de la Deuda registrada.
    2. Hacer click en el botón de BUSCAR. 

Regreso al Inicio   

Actualizar   Deudas

Es necesario que las deudas tengan el estatus de autorizado. La actualización puede realizarse de manera individual (una solo Deuda) o por grupos (varias o todas las deudas de una sola vez).

  1. Para actualizar las Deudas se siguen los siguientes pasos:

    1. Ingresar en 

      Administración→Cuentas por Pagar→Registro de Deudas y Movimientos

    2. Hacer click en el botón de ACTUALIZAR en la ventana de DEUDAS REGISTRADAS. 
    3. En la ventana DEUDAS REGISTRADAS seleccionar las Deudas que se autorizaran haciendo click en el check box o dar click en el check box  de "seleccionar todos".
    4. Confirmar la actualización de las Deudas dando click en el botón de ACTUALIZAR.
    5. En la ventana ACTUALIZA REGISTRO DE DEUDA hacer click en el botón de REGRESAR, regresando a la pantalla inicial del Registro de Deudas y Movimientos.

  2. En la ventana de ACTUALIZA REGISTRO DE DEUDA muestra la ventana de BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS donde se puede buscar las deudas a actualizar.

    1. Para realizar la búsqueda se pueden llenar uno, varios o todos campos siguientes: 

      Campo
      Descripción
      ProveedorCapturar nombre del proveedor o dar click en el inbox y elegir haciendo click en el proveedor.
      Fecha DocumentoIngresar Día/Mes/Año del Documento. También se puede hacer click en el calendario.
      Fecha ContabilizaciónCapturar Día/Mes/Año del Deuda en el que fue registrado. También se puede hacer click en el calendario.
      # DocumentoNumero de la Deuda registrada.
    2. Hacer click en el botón de BUSCAR. 

Regreso al Inicio   

Buscar  Deudas 

En la ventana de BUSCA DEUDAS REGISTRADAS muestra la pantalla inicial de la aplicación Registro de deudas y Movimientos, se realizan las búsqueda de las Deudas del periodo/mes y posteriores; de acuerdo a los datos ingresados en los campos. 

  1. Para realizar la búsqueda se pueden llenar uno, varios o todos campos siguientes: 

    Campo
    Descripción
    Nombre ComercialSeleccionar el tipo de asiento contable que se esta buscando de los que muestra el inbox; por ejemplo: ingresos,  entradas, salidas de almacén, etc. Si no selecciona ninguno mostrara todos los tipos de asientos.
    Razón SocialNumero de asiento contable a buscar
    Fecha DocumentoDía/Mes/Año de la emisión de la deuda. También se pued hacer click en el calendario.
    DocumentoHacer click en el tipo de documento que se busca.
    # Docto. Proveed.Numero del la deuda que se esta registrando. El campo es alfanumérico y puede ser hasta 20 dígitos.
    Muestre PagadasHacer click en el inbox si se requiere mostrar las deudas ya pagadas (impreso y actualizado el cheque)
    Orden PagoHacer click en el inbox  si se requiere mostrar las deudas con orden de pago (cheque capturado y/o impreso).
    Periodo aaaammIngresar año y mes.
    Total DocumentoImporte del total del documento
    EstatusSeleccionar el status de la deuda que se esta buscando de los que muestra el inbox; por ejemplo: captura, actualizado, etc. Si no selecciona ninguno mostrara los Deudas de todos los status.
  2. Hacer click en el botón de BUSCAR. 

Regreso al Inicio   

 

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