1.5.3. Control de cuentas

En este módulo es donde podrá controlar los procesos con la cuenta del huésped, folios de varios y la administración del proceso de facturación entre otras:

Cargos manuales a cuentas de huéspedes y folios varios.
Consultar estados de cuenta.
Abrir crédito a cuentas de huéspedes.
Hacer cargos y abonos a las cuentas.
Dividir folios.
Crear folios de extras.
Programar folios para cuentas maestras.
Dar check out a las cuentas de huéspedes y folios varios.
Facturar.

Para ingresar seleccione:

Front Office → Caja → Control de cuentas

En la pantalla inicial encontrará tres ventanas:

Nombre del Concepto	Obervaciones
Ventana CONTROL DE CUENTAS	Es una ventana de búsqueda que le permitirá acceder directamente a la cuenta deseada, la cuenta a buscar puede ser una habitación o un folio de varios: Habitación: ingrese el número de habitación y haga clic en Buscar, entrará a la cuenta de la habitación. Folio de varios: ingrese el folio de varios y haga clic en Buscar, entrará directamente al folio. Huésped: podrá buscar la habitación de un huésped por nombre o apellido, en este caso sólo mostrará en la parte inferior de la pantalla las habitaciones que coincidan, para entrar a la cuenta deberá hacer clic en el Icono de Lápiz (amarillo) ubicado a la izquierda del registro. Agencia: podrá especificar una agencia o empresa, el sistema le mostrará todas las habitaciones que tenga dicha agencia o empresa. Grupo: igualmente podrá buscar la habitación por el nombre del grupo.
Ventana SELECCIONAR FOLIO DE VARIOS	Esta ventana mostrará los folios de varios abierto.
Ventana SELECCIONAR HABITACIÓN	En esta ventana se mostrarán todas las habitaciones que están en casa a la fecha actual, podrá tomar cualquiera haciendo clic en el Icono de LÁPIZ.

Al entrar a la cuenta de la habitación podrá ver lo siguiente:

Nombre del Concepto	Observaciones
Ventana de la HABITACIÓN	En esta ventana verá la información general de la reservación: Huésped: el nombre del titular de la habitación. Llegada / Salida: indican las fechas de entrada y salida de la habitación. Cr: indica si tiene crédito o no. Límite: indica el límite de crédito que tiene la cuenta. Saldo: indica el saldo de su cuenta al momento de la consulta. Verá que debajo hay dos campos donde aparecerán las notas que se colocan en el registro del huésped (mismas notas desde la reservación). En la última línea indicará si la habitación pertenece a algún grupo y la habitación maestra o bien indicará si es la habitación maestra de algún grupo.
Ventana CONCEPTOS DE FACTURACIÓN	Esta ventana contendrá todos los conceptos de facturación (previamente definidos por el hotel) con los que podrá realizar cargos manualmente, estos se muestran ordenados por grupos o departamentos de conceptos: Al lado del nombre del concepto se muestra la información de cómo se generan los impuestos que tenga asociados: El signo (+): indica que el impuesto se Desglosará del monto capturado, es decir el impuesto estará incluido en el monto del cargo. El signo (-): indica que el impuesto se agregará al monto capturado, es decir el impuesto NO estará incluido en el monto del cargo. La leyenda "De Componentes" se aplica a los paquetes y quiere decir que los impuestos del concepto se calcularán con base en los impuestos de los componentes del paquete. La Leyenda "Desglosa" quiere decir que el concepto tiene un desglose interno fijo y por lo tanto los impuestos del cargo se generarán en función de ese desglose. en todos los casos el cálculo de los impuestos los realiza el sistema en forma automática. En caso que el concepto que desee cargar no se encuentre en la página actual puede avanzar o retroceder con los controles de navegación que se encuentran en la parte inferior de la página de conceptos.
Ventana de FOLIOS	Esta ventana muestra todos los folios que tiene abierta la habitación, incluyendo su descripción y el saldo actual: Esta ventana muestra lo siguiente: Std: indica que es el folio estándar. Cptos: indica que tiene configurados conceptos que pueden ser cargados en este folio. Un folio puede ser configurado sin conceptos, en ese caso el sistema siempre preguntará donde realizar el cargo permitiendo hacerlo en cualquier folio. Descripción: indica el tipo de folio de que se trata, es el nombre que el usuario le da a cada folio adicional, el sistema crea el Principal por default. Este folio (Principal) es con el que se enlazarán las habitaciones de grupo a la habitación maestra. Saldo: Muestra el saldo en cada uno de los folios abiertos. Cuenta: permite ver e imprimir el estado de cuenta de cada folio. Abono: permite realizar abonos o devoluciones a la cuenta, cuando uno hace clic sobre este icono aparecerá la ventana Cargo en Cuenta y tendrá las dos opciones Abono (-) o Cuenta (+). Factura: este icono nos permitirá dar check out a la cuenta, durante el proceso pedira la forma de pago si la cuenta tiene saldo y permitirá seleccionar o cambiar los datos de facturación. Pueden existir muchos folios de extras o de cuentas divididas pero siempre debe existir solo un folio estándar entre todos los folios abiertos de la habitación. Este folio tiene una marca en azul y debe ser el último folio en emitirse cuando se da salida a una habitación (check out). Cuando un folio es facturado sigue apareciendo como referencia y sólo se puede consultar o imprimir su estado de cuenta, en ese caso en la columna factura aparece el número de factura asociada al folio en lugar de la opción de facturación.

Abono a cuenta de huésped

Ya en la cuenta de habitación seleccione Abono de la ventana FOLIOS.
Se abrirá la ventana CARGO EN CUENTA, donde podrá escribir el Monto:
1. Por default el sistema colocará un signo menos (-) el cual deberá dejarlo para realizar Abonos a cuenta.
Una vez anotado el monto del Abono haga clic en ACEPTAR.
El sistema preguntará en otra ventana la forma del pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.), realice el registro de la forma de pago y haga clic en GUARDAR, regresará a la ventana donde deberá hacer clic en el botón ACEPTAR y el abono se aplicará.
Podrá ver que el abono fue cargado a la cuenta y para verificarlo haga clic en el icono CUENTA del folio correspondiente.

Devolución de cuenta de huésped

Ya en la cuenta de habitación seleccione Abono de la ventana FOLIOS.
Se abrirá la ventana CARGO EN CUENTA, donde podrá escribir el Monto:
1. Tendrá la opción de realizar una devolución seleccionando la casilla Devolución, notará que el signo cambia, para devoluciones siempre debe tener un signo (+) o permanecer sin signo.
Una vez anotado el monto de la Devolución haga clic en el botón ACEPTAR.
El sistema preguntará en otra ventana la forma del pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.), realice el registro de la forma de pago y haga clic en GUARDAR, regresará a la ventana donde volverá hacer clic en ACEPTAR y la Devolución se aplicará.
Podrá ver que la Devolución fue registrada en la cuenta y para verificarlo haga clic en el icono Cuenta del folio correspondiente.

Cargos manuales

Ya en la cuenta de habitación seleccione el concepto de facturación del que quiera hacer el cargo manual.
Aparecerá la ventana CARGO A CUENTA donde podrá ingresar el monto.
Haga clic en el botón ACEPTAR y el cargo será aplicado a la cuenta, esto podrá verificarlo en el saldo o bien abriendo el estado de cuenta.
1. Algunos cargos le pedirán información adicional como número del comprobante o número de teléfono en caso de los cargos para llamadas telefónicas.

Check out de habitaciones

Ya en la cuenta de habitación al dar check out deberá:
1. Preferentemente dar salida a los folios de extras y al final el folio Principal.
Si la cuenta tiene saldo en contra deberá aplicar el abono correspondiente según lo explicado arriba.
Si la cuenta tiene saldo a favor deberá aplicar la devolución correspondiente según lo explicado arriba.
Cuando la cuenta ya esté en cero haga clic sobre el botón FACTURA:
1. Si la habitación no tuviera la fecha de salida al momento de facturar el sistema le mandará un aviso y dándole la opción de cambiar la fecha.
En seguida se abrirá la ventana para facturar donde tendrá dos opciones:
1. Check out con factura: Se abrirá la ventana de FACTURACIÓN donde podrá hacer cambios a la información de facturación y podrá solicitar la factura en Resumen o en Detalle, le solicitará un correo electrónico en donde será enviada la factura.
  1. En esta ventana podrá abandonar el proceso de facturación
2. Si los datos de facturación son correctos haga clic en el botón IMPRIME FACTURA ELECTRÓNICA.
  1. En ese momento la factura se abrirá en una ventana para poder guardarla en pdf o imprimirla.
  2. Del lado derecho hay un botón con la pregunta ¿FACTURACIÓN CORRECTA? si oprime el botón SI la factura será enviada por correo electrónico en ese momento y la habitación quedará liberada y la cuenta cerrada.
3. Botón CHECK OUT SIN FACTURA: le permitirá dar salida a la habitación sin emitir factura.
4. Botón SALIR: abandonará la operación sin realizar cambios.

Creación de folios extras

En la cuenta de habitación vaya a la ventana de FOLIOS.
Haga clic en el botón FOLIOS EXTRAS.
Se abrirá una pantalla que muestra del lado izquierdo los Folios de la habitación y del lado derecho los datos para crear un nuevo folio:
1. En la ventana DATOS DEL FOLIO:
  1. Descripción: escriba el nombre del folio, por ejemplo: Extras.
  2. Notas: escriba una pequeña descripción del folio.
  3. Facturar a: le permitirá programar los datos de facturación de este folio de manera independiente a la factura de la habitación.
Haga clic en el botón GRABAR.
El folio aparecerá en la lista de Folios de Habitación.
Se abrirá la ventana CONCEPTOS DEL FOLIO:
1. En esta ventana deberá seleccionar los conceptos que se podrán cargar en el folio.
2. Nota
  
  Nota: es común dejar los cargos de habitación en el folio principal y abrir un folio de extras que normalmente son pagados directamente por el huésped y facturados por separado.
3. Podrá abrir cuantos folios necesite y configurar los conceptos para cada uno.
Por último haga clic en GRABAR CONCEPTOS.

Dividir folios o cuentas

Esta opción le permitirá:

Dividir folios o cuentas en montos o porcentajes
Realizar traspasos entre folios de la misma habitación.
Realizar traspasos entre habitaciones.
Realizar traspasos a cualquier folio dentro de otra habitación.
Realizar traspasos a Folios de Varios.

Para realizar todas estas acciones se harán en la opción Dividir Folios:

En la cuenta de habitación vaya a la ventana de Folios.
Haga clic en el botón azul Dividir Folios
Se abrirá la ventana Dividir Folios:
1. De un lado tendrá una lista de los Folios de la Habitación y del otro los datos del folio seleccinado.
Seleccione el folio que del que desee dividir los cargos haciendo clic en el icono Lápiz (amarillo).
Aparecerá en la parte inferior la ventana Cargos del Folio: Nombre del folio.
1. % a mover: indique el porcentaje que desee mover, podrá escribir cualquier porcentaje, esto aplicará a todos los cargos de ese folio.
2. Monto a mover: en cada uno de los cargos tendrá del lado derecho la columna Monto a mover en donde usted podrá poner cualquier monto que desee mover de cada cargo.
3. Si desea mover todo un cargo completo selecciónelo del lado izquierdo en la casilla de verificación.
En amarillo verá una lista de folios donde podrá mover el porcentaje o monto deseado, una opción será crear un nuevo folio.
Para finalizar haga clic en el botón azul Mover Cargos y luego en el botón inferior Regresar.