La configuración de equipos para eventos requiere prácticamente de dos pasos:
- Definir equipos.
- Definir precio e impuestos.
1. Para Definir Equipos seleccione:
Se abrirá una pantalla que contiene tres ventanas:
a). Ventana DEFINE EQUIPOS PARA EVENTOS en la que tendrá los siguientes parámetros para configurar, todos los campos con asterisco (*) son obligatorios, los demás se pueden quedar en blanco según las políticas del Departamento del Eventos:
| NOMBRE DEL CONCEPTO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Seleccione el tipo de operación, normalmente es Banquetes y Eventos pero puede variar dependiendo de la configuración del hotel. |
| DESCRIPCIÓN | Escriba una breve descripción del equipo que le permita identificarlo fácilmente. |
| PRODUCTO EN EL POS | Seleccione el producto registrado en POS al cual estará relacionado este equipo. |
| DEPARTAMENTO | Seleccione el Departamento autorizado para el uso de estos equipos, normalmente es Ventas o Banquetes. |
| EXISTENCIA | Indique la cantidad de equipos de este tipo que se tienen en existencia, |
| ACTIVO | Debe seleccionar esta casilla para activar el equipo en el módulo de reservaciones, si algún equipo ya no se fuera a rentar sólo deberá quitar la selección (Nunca borrar). |
| PROPIETARIO | Indica si el equipo es propiedad de hotel o es subarrendado. |
| % SERVICIO | Indique si se debe cobrar un porcentaje en la renta del equipo a registrar. |
| PRECIO POR HORA | Esta casilla indica al sistema que la renta se debe cargar por hora, es importante que este dato sea consistente con los demás cargos de rentas (salones y servicios). |
| COMENTARIO | Escriba un comentario adicional al equipo a fin de indicar si requerirá algo adicional el uso de dicho equipo. |
| ORDEN | Indica el orden en que se mostrará en la lista de equipos registrados en sistema. |
| BOTON AGREGAR | Este botón agrega el nuevo equipo. |
| BOTON IGNORAR | Este botón deshace los cambios que se haya hecho dejando el registro como originalmente estaba. |
| BOTON BORRAR | Este botón permite borrar un equipo de la lista de equipo, se recomienda no borrar equipos en vez de ello sólo desactivarlos. |
b). Ventana BUSCA EQUIPOS PARA EVENTOS: en esta ventana podrá realizar la búsqueda de equipos dentro de la lista de equipos registrados, tiene los siguientes parámetros:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO OPERACIÓN | Seleccione el tipo de operación (normalmente Banquetes y Eventos) en la que desea realizar la búsqueda. |
| DESCRIPCIÓN | Escriba el nombre del equipo o alguna palabra que le ayude a identificarlo. |
| DEPARTAMENTO | Seleccione el Departamento al que está asignado o bien busque todos los equipos de un Departamento. |
| BOTON BUSCAR | Una vez seleccionado los parámetros haga clic en este botón para iniciar la búsqueda. |
c). Ventana EQUIPO PARA EVENTOS, en esta ventana podrá ver una lista de todos los equipos registrados en el sistema, en la parte inferior de esta ventana tendrá los comandos de navegación que aparecerán sólo en los casos que la liste de equipo sea muy extensa.
2. Para definir Precios e Impuestos a Equipos seleccione:
En la pantalla se mostrarán cinco ventanas en las que podrá realizar lo siguiente:
a). Ventana DEFINE PRECIO DE LOS EQUIPOS A RENTAR es en la que registrará el precio para cada uno de los equipos, tendrá los siguientes parámetros para configurar:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Seleccione el tipo de operación al que pertence, normalmente es Banquetes y Eventos. |
| EQUIPO | Seleccione el equpo al que asignará un precio. |
| SEGMENTO | Segmento, seleccione el segmento al que pertencer el precio a registrar, recuerde que este precio sólo aparecerá en las empresa y agencias que pertenezcan a ese segmento, si lo deja en blanco estará disponible para todos los segmentos. |
| TIPO DE TARIFA | Inidque el tipo de tarifa al que corresponda, estos tipos de tarifa dependerán de la configuración inicial del hotel. |
| PRECIO | Indique el precio que corresponde al equipo. |
| BOTON GUARDAR | Este botón guarda los cambios realizados. |
| BOTON BORRAR | Este botón borra el registro seleccionado. |
| BOTON IGNORAR | Este botón deshace los cambios dejando el registro como estaba originalmente. |
b). Ventana BUSCA PRECIO DE LOS EQUIPOS A RENTAR es donde podrá realizar búsquedas de equipos por tipo de tarifa, segmento o equipo y tiene los siguientes parámetros:
| NOMBRE DEL CAMPO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Seleccione el tipo de operación en la que desea realizar la búsqueda (normalmente es Banquetes y Eventos). |
| EQUIPO | Seleccione el equipo a buscar. |
| SEGMENTO | Indique el segmento al que corresponde el equipo, también pude ver los equipos que pertenecen a dicho segmento. |
| TIPO DE TARIFA | Indique el tipo de tarifa a buscar. |
| BOTÓN BUSCAR | Al hacer clic en este botón se iniciará la búsqueda. |
c). Ventana PRECIO DE LOS EQUIPOS mostrará la lista de todos los equipos con sus precios, tipos de tarifas y segmentos.
d). Ventana DEFINE IMPUESTO DE LOS EQUIPOS A RENTAR permite definir los impuestos de los equipos a definir y se tienen los siguientes parámetros:
| NOMBRE DEL CONCEPTO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| TIPO DE OPERACIÓN | Seleccione el tipo de operación. |
| EQUIPO | Indique el equipo al que desea definir impuestos. |
| IMPUESTO | Seleccione el tipo de impuesto a aplicar. |
| INCLUIDO | Seleccione esta casilla si el precio del equipo tiene incluido el impuesto, de lo contrario déjelo sin selección. |
| BOTON AGREGAR | Salva la información del impuesto al equipo seleccionado. |
| BOTON IGNORAR | Deshace los cambios realizados dejando el registro sin guardar cambios. |
e). Ventana IMPUESTOS DE LOS EQUIPOS mostrará en una lista los equipos que ya tienen registrado sus impuestos.
Es importante verificar que todos los equipos tengan sus precios y los impuestos bien registrados a fin de evitar inconsistencias en las cotizaciones.
