Registrar Huésped - Check In

Este módulo se utiliza para realizar el registro a los huéspedes en el hotel (Check-In), podrá registrar un huésped con reservación o sin reservación (Walk in).

Para realizar el registro de un huésped debe entrar en: Front Office → Recepción → Registrar Huésped

Al entrar verá una pantalla con tres secciones:

1. Registro con Reserva: son campos que se usan para realizar búsqueda de reservas para hacer Check-In

   1. La búsqueda se puede realizar con uno (cualquiera) o más de los campos proporcionados

2. Registro Sin Reserva: se utiliza para realizar el Check-In a Walk-In 

   1. Puede indicar la cantidad de noches o la fecha de salida

3. Lista de llegadas (reservas)

   1. Puede seleccionar de la lista la reserva a registrar

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Registro de huésped con reservación

1. Una vez localizada la reservación haga clic en el Icono de Lápiz ubicado a la izquierda de la línea de la reserva encontrada

2. Se abrirá una pantalla en la que se mostrarán las habitaciones disponibles para registrar en la estadía solicitada y deberá seleccionar una para registrarla

   1. En el caso de que la reservación tenga habitaciones preasignadas éstas serán las únicas que se mostrarán sólo deberá hacer clic en el botón Continuar

   2. Cuando se trate de un registro de reservas grupales y no se desee registrar a todas las habitaciones al mismo tiempo, se podrán seleccionar solamente las habitaciones que se van a registrar en ese momento y dejar pendientes las otras habitaciones del grupo.

   3. Las habitaciones que son mostradas en color gris indican el estatus de Habitación Sucia, esto es un aviso para el usuario, pero el sistema no impedirá que sean seleccionadas

3. Seleccione la habitación a asignar al huésped haciendo clic sobre la casilla de verificación

4. Haga clic sobre el botón Continuar

5. Se abrirá la ventana Datos de Habitación que es el Registro del Huésped la cual podrá ser actualizada o modificada

6. Una vez que se haya revisado toda la información de la estadía, número de personas, forma de pago, procedencia, etc. deberá hacer clic en Grabar Habitación con esto habrá concluido el proceso de registro de un Huésped

7. Si hace clic en el Botón Salir de Registro, anulará los pasos anteriores y dejará la reserva lista para hacer Check-In nuevamente

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Registro de huésped sin reservación (Walk in) 

Para registrar un huésped seleccione: Front Office → Recepción → Registrar Huésped

Al entrar verá una pantalla que incluye tres secciones, en este caso sólo se usará la ventana Registro Sin Reserva, ya que el cliente no tiene código de reservación.

1. Llegada: por default aparecerá la fecha actual.

2. Noches: deberá indicar la cantidad de noches que pernoctará el pasajero.

3. Salida: podrá indicar la fecha de salida pero con la cantidad de noches será suficiente.

4. Abrirá una pantalla con cuatro secciones:

   1. Selección de tarifas: deberá elegir de los parámetros si pertenece a una agencia o empresa y el tipo de tarifa; hacer clic en buscar tarifas.

   2. Se mostrarán los tipos de habitación disponibles en la ventana inferior izquierda, ingrese la cantidad de habitaciones en el tipo de habitación a registrar y haga clic en Aceptar.

      1. Se mostrarán las tarifas para cada tipo de habitación en la ventana inferior derecha, esta información es sólo de consulta.

      2. Si hubieran tarifas de temporada podrá asignarla en la ventana superior derecha.

5. Verá la pantalla de asignación de habitaciones donde podrá seleccionar una y luego hacer clic en el botón Continuar.

6. Abrirá la ventana Datos de Habitación donde deberá agregar la información del huésped, forma de pago, procedencia, etc.

7. Haga clic en Grabar Habitación.

Registro de grupos

Para registrar un grupo existen dos formas, una es de forma paulatina conforme se van presentando los huéspedes y la otra es express; para hacer un registro de grupo en ambos casos seleccione:  Front Office → Recepción → Registrar Huésped

Al entrar verá una pantalla con tres secciones, en este caso (Registro con Reserva) sólo se usarán las dos alineadas a la izquierda:

1. La ventana Registro con Reserva es una ventana de búsqueda donde tendrá disponibles los siguientes parámetros para realizar búsquedas con cualquiera de ellos:

   1. #Reservación: ingrese el número de reservación para buscar por este campo.

   2. Apellidos: ingrese los apellidos del huésped.

   3. Nombre: ingrese el nombre del huésped.

   4. Agencia: seleccione la agencia o empresa a la que pertenece el huésped, mostrará todas las reservaciones de esa empresa.

   5. Llegada Desde - Hasta: indica las fechas en las que puede llegar la reserva.

2. Una vez localizada la reservación del grupo haga clic en el Icono de Lápiz ubicado a la izquierda de la línea de la reserva encontrada.

3. Se abrirá una pantalla en la que se mostrarán las habitaciones disponibles para registrar en la estadía solicitada y deberá seleccionar una para registrarla.

   1. En el caso de que la reservación tenga habitaciones preasignadas éstas serán las únicas que se mostrarán, sólo deberán hacer clic en Continuar.

   2. Cuando se trate de un registro de reservas grupales y no se desee registrar a todas las habitaciones al mismo tiempo, se podrán seleccionar solamente las habitaciones que se van a registrar en ese momento y dejar pendientes las otras habitaciones del grupo.

   3. Las habitaciones que son mostradas en color gris indican el estatus de Habitación Sucia, esto es un aviso para el usuario, pero el sistema no impedirá que sean seleccionadas.

4. Seleccione la habitación a asignar al huésped haciendo clic sobre la casilla de verificación.

5. Haga clic sobre el botón Continuar.

6. Se abrirá la ventana Datos de Habitación de la reservación la cual podrá ser actualizada o modificada y donde deberá incluir los datos del huésped haciendo clic sobre el botón Datos de Huésped.

7. Una vez que se haya revisado toda la información de la estadía, número de personas, forma de pago, procedencia, etc. deberá hacer clic en Grabar Habitación con esto habrá concluido el proceso de registro de un Huésped.

Registro Express de grupos 

El registro express se usa en estos casos:

1. Cuando un grupo tiene las mismas fechas de entrada.

2. Cuando todo el grupo llega al mismo tiempo.

3. Algunos hoteles lo usan para tener pre-registrado todo el grupo aunque no lleguen al mismo tiempo, de esta forma tienen las habitaciones asignadas y las llaves listas para ser entregadas y que los huéspedes sólo firmen su ingreso y dejen su forma de pago para extras, favoreciendo el servicio del registro de huéspedes acortando tiempos de espera.

Para para hacer un registro express de grupo seleccione: Front Office → Recepción → Registrar Huésped

Al entrar verá una pantalla con tres secciones, en este caso (Registro con Reserva):

1. La Sección Registro con Reserva es un área de búsqueda donde tendrá disponibles los siguientes parámetros para realizar búsquedas con cualquiera de ellos:

   1. #Reservación: ingrese el número de reservación para buscar por este campo, en este caso es el campo mayormente utilizado.

   2. Apellidos: ingrese los apellidos del huésped.

   3. Nombre: ingrese el nombre del huésped.

   4. Agencia: seleccione la agencia o empresa a la que pertenece el huésped, mostrará todas las reservaciones de esa empresa.

   5. Llegada Desde - Hasta: indica las fechas en las que puede llegar la reserva.

2. Una vez localizada la reservación del grupo haga clic en el Icono de Lápiz ubicado a la izquierda de la línea de la reserva encontrada.

3. Se abrirá una pantalla en la que se mostrarán las habitaciones disponibles para registrar en la estadía solicitada y deberá seleccionar todas las necesarias para registrarla.

   1. En el caso de que la reservación tenga habitaciones preasignadas éstas serán las únicas que se mostrarán.

   2. En este caso si no están preasignadas entonces se deberán elegir todas las habitaciones del grupo ya que solo así se podrán dar Check-in.

   3. Siempre es recomendable para este tipo de Check-in que todas las habitaciones estén preasignadas y con el rooming list ingresado, de esta forma se obtendrá el mayor beneficio de esta característica de Novohit.

   4. Las habitaciones que son mostradas en color gris indican el estatus de Habitación Sucia, esto es un aviso para el usuario, pero el sistema no impedirá que sean seleccionadas.

4. Seleccione el botón Registro Express y asegúrese de que se mantenga seleccionada la casilla de verificación con el nombre Agrupadas.

5. En ese momento novohit les dará Check-in a todas las habitaciones del grupo y estarán listas para ser entregadas a los huéspedes, la primera habitación registrada quedará como Habitación Maestra (cuenta maestra) la cual podrá ser cambiada en Control de Grupos.

6. Se abrirá la ventana Datos de Habitación de la reserva la cual podrá ser actualizada o modificada y donde deberá incluir los datos del huésped haciendo clic sobre el botón Datos del Huésped.

7. Una vez que se haya revisado toda la información de la estadía, número de personas, forma de pago, procedencia, etc. deberá hacer clic en Grabar habitación con esto habrá concluido el proceso de registro de un Huésped.

Registrar huesped - Check-in

Asignar habitación - Check-in

Captura Ficha o Tarjeta de Registro para Check-in