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Key

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Campo

Descripción

Reserva

Ingrese el código de la reserva a buscar.

Tip

En este campo también puede ingresar:

  • El código de reserva del Booking Engine hotelRSV®

  • El código de reservas de las OTAs (Booking, Expedia, Despegar, GDS) recibidas a través del Channel Manager SiteMinder™

  • El código de cualquier reserva Novohit, y si existen reservas asociadas o relacionadas a través de un código de reserva OTA o GDS, también aparecerán en los resultados

ID Fiscal (RFC o RUT)

Puede realizar búsquedas por RFC (México) o RUT (Chile)

Huésped

Apellido: Ingrese al menos un apellido del cliente de la reserva.

Nombre: Ingrese el nombre del cliente de la reserva

Agencia

Puede realizar búsqueda de reservas para una Agencia o Empresa en específico.

Status

Las búsquedas se pueden realizar por el estatus de la reserva (Presupuesto, no garantizada, garantizada , cancelada)y Cancelada)

Tip

Al capturar una reserva, el estatus por defecto es Presupuesto y el usuario puede cambiar el estatus a Reservada o Garantizada, no así volver a estatus Presupuesto luego de realizar el cambio.

Fecha Llegada

(Desde / Hasta)

Puede realizar búsquedas en un rango de fechas de llegada indicando la Fecha Desde y la Fecha Hasta

Fecha Límite

Indique una fecha para que la consulta muestre sólo las reservas que tienen esa fecha límite.

Fecha de Verificación

Indique una fecha para que la consulta muestre sólo las reservas que tienen esa fecha de verificación.

Botón Registrar Reserva

Haciendo clic en este botón se iniciará el proceso de reservación de habitaciones (individual o grupo).

Botón Buscar Reserva

Haga clic en este botón para realizar la búsqueda de acuerdo a los parámetros indicados en esta tabla.

...

Columna

Descripción

Sel

El icono de Lápiz es para seleccionar la reserva y poder editarla (modificar o cancelar).

Reserva

Muestra el código de lar reserva al registrarse en Novohit.

Status

Indica el estado de la reserva (Presupuesto, No garantizada, Garantizada , y Cancelada ).

Imprimir

Haciendo clic en el botón podrá imprimir la ficha de registro de la reserva.

Huésped

Muestra el nombre del titular de la reserva.

Agencia

Indica el nombre de la Agencia o Empresa asociada a la reserva.

Garantía

Indica el monto con el que está garantizada la reserva.

Vencimiento

Muestra la fecha de Vencimiento de la reserva.

Estadía

Indica las fechas de entrada y salida de la reserva

Habitación

  • Indica el Tipo de habitación asociada a la reserva

  • 10(0) indica que la reserva es por 10 habitaciones y ninguna ha ingresado.

  • 1(1) indica que la reserva es por 1 habitación y el número entre paréntesis indica que ya se registró.

  • 6(4) indica que la reserva es por 6 habitaciones y el número entre paréntesis indica que ya ingresaron 4 de las 6.

Asignadas

Esta columna mostrará la o las habitaciones preasignadas a la reserva.

Personas

Indica la cantidad de personas en la reserva con la siguiente sintaxis (separados por diagonales):

  • 2 / 0 / 0: indica que la reservación tiene 2 adultos, 0 niños pagando y 0 niños gratis.

  • 2 / 1 / 0: indica que la reservación tiene 2 adultos, 1 niño pagando y 0 niños gratis.

  • 2 / 1 / 1: indica que la reservación tiene 2 adultos, 1 niño pagando y 1 niño gratis.

Total

Indica el valor total de la estadía para cada reserva según la moneda en que se haya realizado la reserva.

Reserva Remota

Esta columna muestra la clave de reservación de las reservas remotas (hotelRSV, Booking, Expedia)

...

Columna

Descripción

Tipo de Habitación

Muestra todos los tipos de habitación del hotel.

TOT

Indica el total del inventario para cada tipo de habitación.

Disp

Indica la disponibilidad para cada tipo de habitación.


Warning

  • La disponibilidad en esta consulta muestra las cantidades de habitaciones que cumplen con la estadía.

  • Esta disponibilidad puede ser diferente a la obtenida en la consulta global, donde no se tiene la restricción de la estadía.


# Hab

En este campo debe indicar la cantidad de habitaciones a reservar, puede ser desde uno hasta el total del inventario disponible.

Adultos

Indique la cantidad de adultos permitidos en el tipo de habitación, esta cantidad puede variar debido a la parametrización particular de cada hotel.

Niños Pagan

Indique la cantidad de niños que pagarán tarifa.

Niños Gratis

Indique la cantidad de niños que no pagarán.

Fechas de consulta

Se mostrará la tarifa para cada día, por columnas, del rango de fachas consultadas.


Warning

  • Las tarifas mostradas en esta sección son las tarifas asignadas a la Agencia o Empresa.

  • Las tarifas pueden cambiar por temporadas, fin de semana, entre semana o por día

  • Para modificar o actualizar las tarifas podrá hacerlo en las Temporadas de la Agencia o Empresa en cuestión.


Botón Acepta Selección

Haga clic en este botón para aceptar los cambios y empezar a ingresar los datos de la reserva.

...

Note

Sobreventa

  • Novohit permite manejar sobreventa y se puede parametrizar según las políticas el hotel. 

  • La Sobreventa se controla de forma independiente por tipo de habitación.

  • Por default Novohit se parametriza sin sobreventa, esta sólo se parametriza bajo solicitud del hotel vía help.novohit.com

Grabar Reservación

...

Para ingresar los datos de huésped se debe consultar el histórico de huéspedes haciendo clic en el botón Huésped, se mostrará la siguiente pantalla:

...

  • Para realizar la búsqueda de un huésped en el histórico de huéspedes es necesario ingresar alguno de los datos del formulario, tradicionalmente con el nombre y/o apellidos es suficiente y hacer clic en el botón Buscar Cliente en el Histórico.

  • Para una búsqueda más precisa se puede realizar con los campos del RFC / RUT y/o Pasaporte.

  • No es necesario ingresar todos los datos para realizar una búsqueda, se recomienda utilizar todos los campos para registrar un nuevo huésped o actualizarlo, a continuación se describe cada uno:

...

Campo

...

Descripción

...

RFC / RUT

...

Puede realizar la búsqueda del huésped por RFC (México) RUT (Chile).

...

Pasaporte

...

Ingrese el número de pasaporte para realizar la búsqueda.

...

Nombres

...

Ingrese el o los nombres del huésped

...

Apellidos

...

Ingrese el o los apellidos del huésped.

...

Email

...

Ingrese el correo electrónico del huésped.

...

Dirección

...

ingrese la dirección del huésped.

...

Ciudad

...

Ingrese la ciudad del huésped.

...

Estado / Región

...

Puede ingresar el estado o región del huésped.

...

CP

...

Puede ingresar el código postal del huésped.

...

País

...

Puede ingresar el país del huésped.

...

Cod - Teléfono

...

Puede ingresar el código (país y ciudad) y número telefónico.

...

Fecha de Nacimiento

...

Puede ingresar la fecha de nacimiento.

...

Notas

...

Puede agregar notas

...

Botón Actualizar Datos del Cliente

...

Este botón se usa para actualizar los datos cuando se modifican en un registro existente.

...

Botón Capturar Datos de Nuevo Cliente

...

Este botón se usa para crear un nuevo cliente. Si tiene un registro abierto, al hacer clic en este botón cerrará el registro sin guardar cambios y dejará el formulario limpio para iniciar una nueva captura.

...

Botón Buscar Cliente en el Histórico

...

Este botón se usa para realizar consultas en la base de datos del histórico de huéspedes

Al realizar la búsqueda de un huésped en la base de datos aparecerá una lista con las coincidencias, mostrando dos secciones:

  1. Buscar Huésped: contiene los datos de la búsqueda recién realizada y que podrá modificar para hacer otra búsqueda.

  2. Seleccione Huésped: aparecerá la lista de huéspedes que coinciden con los datos de la búsqueda:

...

Columna

...

Descripción

...

Sel

...

Hacer clic en el icono de Lápiz seleccionará el registro y lo ingresará en la reserva.

...

Info

...

Hacer clic en el icono de Lupa le permite consultar su histórico de ese huésped como se muestra en la siguiente imagen.

...

Huésped

...

Muestra los nombres de los huéspedes enlistados.

...

EMail

...

Muestra el correo electrónico de los huéspedes de la lista para enviar notificaciones.

...

Dirección

...

Muestra la dirección de los huéspedes de la lista.

Al hacer clic en el icono de Lupa se mostrará del lado derecho dos secciones adicionales:

  1. Histórico de Reservas del pasajero seleccionado.

  2. Histórico de Estadías del pasajero seleccionado.

...

Campo

...

Descripción

...

Huésped

...

Se ingresa los datos del huésped consultando la base de datos del histórico de huéspedes según lo explicado en el punto anterior.

...

Fecha de Reserva

...

El registro de esta fecha lo hace el sistema automáticamente.

...

Fecha de Llegada

...

El registro de esta fecha lo hace el sistema automáticamente y lo toma de la fecha indicada como fecha de llegada.

...

Fecha Límite

...

Esta fecha indica hasta cuándo se podrá mantener esta reserva sin garantía.

Warning

  • Por default Novohit coloca esta fecha en la fecha de arribo del pasajero.

  • Si se cumple la fecha sin garantizar la reserva, ésta se cancelará la reserva durante la auditoría nocturna de esa fecha.

...

Fecha de Verificación

...

  • Esta fecha le indica al usuario cuándo debe hacer un seguimiento con el pasajero para garantizar su reservación.

  • Esta fecha debe ser inferior a la fecha límite.

...

Nombre Grupo

...

En caso de aplicar, seleccione de la lista desplegable el grupo al que pertenece la reserva.

...

Garantía

...

Monto: Indique la cantidad de la garantía de la reserva.

...

Tipo: Seleccione de la lista desplegable el tipo de forma de pago utilizada para garantizar la reserva.

...

Comprobante: En caso de tener el folio de un comprobante o número de operación ingréselo en este campo.

...

Confirmada

...

Seleccione esta casilla para indicar al sistema que la reserva está garantizada.

Warning

cuando una reserva está garantizada el sistema ignorará la Fecha Límite y mantendrá la reserva aunque el pasajero no llegue.

...

Origen de Venta

...

Seleccione de la lista desplegable el canal por medio del cual se originó la reserva.

...

Categoría de Atención

...

Seleccione de la lista desplegable el tipo de categoría de atención que debe recibir el huésped.

...

Plan

...

Seleccione de la lista desplegable el tipo de plan de alimentos asociado a la reserva.

...

Tipo de Huésped

...

Seleccione de la lista desplegable la categoría de huésped.

...

Notas

...

Ingrese notas adicionales a la reserva, estas notas se enviarán al cliente al momento de grabar la reserva.

Warning

Es altamente recomendable evitar colocar datos sensibles para la empresa y el cliente en estas notas como son números de tarjetas de crédito, teléfonos, correos electrónicos u otros datos que no debieran ser públicos.

...

Botón Grabar

...

Este botón se encuentra en la parte superior de la sección Información de Reserva, al hacer clic en él se grabará la reserva, generará un código y enviará un correo electrónico al huésped.

Warning

  • El correo electrónico de confirmación de la reserva se enviará sólo si el registro del Huésped tiene ingresado un correo electrónico.

  • Recuerde que las Notas de la reserva también se enviarán en la confirmación por correo electrónico. Evite colocar información sensible para la empresa y para el cliente en las notas.

Image Removed

Solicitudes Especiales

  • En la parte derecha de la pantalla verá otra ventana de Solicitudes Especiales:

    • En esta ventana se mostrarán las características generales de las habitaciones que pueden ser incluidas en la reservación como preferencias pero quedarán sujetas a la disponibilidad al momento de la llegada del huésped.

    • También tiene un campo para notas adicionales que tengan que ver con dichas solicitudes especiales.

...

Para modificar una reservación deberá seleccionar: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Verá la sección con la búsqueda y lista de reservaciones descrita arriba donde podrá:

...

Buscar la reservación.

...

Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de Lápiz (amarillo) ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.

...

Para modificar:

  1. Fechas de entrada y salida

  2. Tipo y cantidad de habitación (agregar o quitar).

  3. Número de personas (adultos y niños)

  4. Seleccione la ventana superior llamada HABITACIONES SOLICITADAS y haga los cambios de la misma forma como se indicó arriba. Nota: siempre deberá buscar disponibilidad refrescar y actualizar la información real.

...

Para modificar los datos generales del huésped, agencia o empresa, garantía y forma de pago, así como orígenes de venta, planes de alimentos, categoría de atención y tipo de huésped vaya directo al campo correspondiente y realice sus cambios.

...

Allotment

La columna Allot aparecerá en la ventana

Status
colourBlue
titleSELECCión de habitaciones
si el parámetro RsvWeb_Avail_Control está en modo 1.

...

Verifique que los Allotment estén correctamente asignados a cada Agencia.

Tip

Solicite a nuestro staff de soporte que verifique el parámetro RsvWeb_Avail_NoAllot para que los allotment sean restrictivos (si no hay allotment asignado para una Agencia, Empresa o Canal no se podrán tomar reservas) o flexibles, para que el sistema tome la disponibilidad global del hotel si algún allotment no está asignado.

Grabar Reservación

...

Para ingresar los datos de huésped se debe consultar el histórico de huéspedes haciendo clic en el botón Huésped, se mostrará la siguiente pantalla:

...

  • Para realizar la búsqueda de un huésped en el histórico de huéspedes es necesario ingresar alguno de los datos del formulario, tradicionalmente con el nombre y/o apellidos es suficiente y hacer clic en el botón Buscar Cliente en el Histórico.

  • Para una búsqueda más precisa se puede realizar con los campos del RFC / RUT y/o Pasaporte.

  • No es necesario ingresar todos los datos para realizar una búsqueda, se recomienda utilizar todos los campos para registrar un nuevo huésped o actualizarlo, a continuación se describe cada uno:

Campo

Descripción

RFC / RUT

Puede realizar la búsqueda del huésped por RFC (México) RUT (Chile).

Pasaporte

Ingrese el número de pasaporte para realizar la búsqueda.

Nombres

Ingrese el o los nombres del huésped

Apellidos

Ingrese el o los apellidos del huésped.

Email

Ingrese el correo electrónico del huésped.

Dirección

ingrese la dirección del huésped.

Ciudad

Ingrese la ciudad del huésped.

Estado / Región

Puede ingresar el estado o región del huésped.

CP

Puede ingresar el código postal del huésped.

País

Puede ingresar el país del huésped.

Cod - Teléfono

Puede ingresar el código (país y ciudad) y número telefónico.

Fecha de Nacimiento

Puede ingresar la fecha de nacimiento.

Notas

Puede agregar notas

Botón Actualizar Datos del Cliente

Este botón se usa para actualizar los datos cuando se modifican en un registro existente.

Botón Capturar Datos de Nuevo Cliente

Este botón se usa para crear un nuevo cliente. Si tiene un registro abierto, al hacer clic en este botón cerrará el registro sin guardar cambios y dejará el formulario limpio para iniciar una nueva captura.

Botón Buscar Cliente en el Histórico

Este botón se usa para realizar consultas en la base de datos del histórico de huéspedes

Al realizar la búsqueda de un huésped en la base de datos aparecerá una lista con las coincidencias, mostrando dos secciones:

  1. Buscar Huésped: contiene los datos de la búsqueda recién realizada y que podrá modificar para hacer otra búsqueda.

  2. Seleccione Huésped: aparecerá la lista de huéspedes que coinciden con los datos de la búsqueda:

...

Columna

Descripción

Sel

Hacer clic en el icono de Lápiz seleccionará el registro y lo ingresará en la reserva.

Info

Hacer clic en el icono de Lupa le permite consultar su histórico de ese huésped como se muestra en la siguiente imagen.

Huésped

Muestra los nombres de los huéspedes enlistados.

EMail

Muestra el correo electrónico de los huéspedes de la lista para enviar notificaciones.

Dirección

Muestra la dirección de los huéspedes de la lista.

Al hacer clic en el icono de Lupa se mostrará del lado derecho dos secciones adicionales:

  1. Histórico de Reservas del pasajero seleccionado.

  2. Histórico de Estadías del pasajero seleccionado.

...

Campo

Descripción

Status
colourBlue
titleHuésped

Se ingresa los datos del huésped consultando la base de datos del histórico de huéspedes según lo explicado en el punto anterior.

Fecha de Reserva

El registro de esta fecha lo hace el sistema automáticamente.

Fecha de Llegada

El registro de esta fecha lo hace el sistema automáticamente y lo toma de la fecha indicada como fecha de llegada.

Fecha Límite

Esta fecha indica hasta cuándo se podrá mantener esta reserva sin garantía.

Warning

  • Por default Novohit coloca esta fecha en la fecha de arribo del pasajero.

  • Si se cumple la fecha sin garantizar la reserva, ésta se cancelará la reserva durante la auditoría nocturna de esa fecha.

Fecha de Verificación

  • Esta fecha le indica al usuario cuándo debe hacer un seguimiento con el pasajero para garantizar su reservación.

  • Esta fecha debe ser inferior a la fecha límite.

Nombre Grupo

En caso de aplicar, seleccione de la lista desplegable el grupo al que pertenece la reserva.

Garantía

Monto: Indique la cantidad de la garantía de la reserva.

Tipo: Seleccione de la lista desplegable el tipo de forma de pago utilizada para garantizar la reserva.

Comprobante: En caso de tener el folio de un comprobante o número de operación ingréselo en este campo.

Confirmada

Seleccione esta casilla para indicar al sistema que la reserva está garantizada.

Warning

cuando una reserva está garantizada el sistema ignorará la Fecha Límite y mantendrá la reserva aunque el pasajero no llegue.

Presupuesto

El estatus Presupuesto puede afectar disponibilidad y acumular ingresos dependiendo del valor del parámetro RsvWeb_Attempt_Accum.

Activado: las reservas en estatus Presupuesto si toman disponibilidad y acumulan para estadísticas de ingresos.

No Activo: Las reservas presupuestos no afectan disponibilidad ni estadísticas de acumulados de ingresos.

Tip

Solicite a nuestro staff de soporte que configure el parámetro RsvWeb_Attempt_Accum según sus requerimientos

Al capturar una reserva, el estatus por defecto es Presupuesto y el usuario puede cambiar el estatus a Reservada o Garantizada, no así volver a estatus Presupuesto luego de realizar el cambio.

Origen de Venta

Seleccione de la lista desplegable el canal por medio del cual se originó la reserva.

Categoría de Atención

Seleccione de la lista desplegable el tipo de categoría de atención que debe recibir el huésped.

Plan

Seleccione de la lista desplegable el tipo de plan de alimentos asociado a la reserva.

Tipo de Huésped

Seleccione de la lista desplegable la categoría de huésped.

Notas

Ingrese notas adicionales a la reserva, estas notas se enviarán al cliente al momento de grabar la reserva.

Warning

Es altamente recomendable evitar colocar datos sensibles para la empresa y el cliente en estas notas como son números de tarjetas de crédito, teléfonos, correos electrónicos u otros datos que no debieran ser públicos.

Botón

Status
colourBlue
titleGrabar

Este botón se encuentra en la parte superior de la sección Información de Reserva, al hacer clic en él se grabará la reserva, generará un código y enviará un correo electrónico al huésped.

Warning

  • El correo electrónico de confirmación de la reserva se enviará sólo si el registro del Huésped tiene ingresado un correo electrónico.

  • Recuerde que las Notas de la reserva también se enviarán en la confirmación por correo electrónico. Evite colocar información sensible para la empresa y para el cliente en las notas.

...

Solicitudes Especiales

  • En la parte derecha de la pantalla verá otra ventana de Solicitudes Especiales:

    • En esta ventana se mostrarán las características generales de las habitaciones que pueden ser incluidas en la reservación como preferencias pero quedarán sujetas a la disponibilidad al momento de la llegada del huésped.

    • También tiene un campo para notas adicionales que tengan que ver con dichas solicitudes especiales.

Modificar una reservación 
Anchor
cambios
cambios

...

Para modificar una reservación deberá seleccionar: Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

Verá la sección con la búsqueda y lista de reservaciones descrita arriba donde podrá:

  1. Buscar la reservación.

  2. Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de

    Status
    colourYellow
    titleLápiz
    (amarillo) ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.

  3. Para modificar:

    1. Fechas de entrada y salida

    2. Tipo y cantidad de habitación (agregar o quitar).

    3. Número de personas (adultos y niños)

    4. Seleccione la ventana superior llamada HABITACIONES SOLICITADAS y haga los cambios de la misma forma como se indicó arriba. Nota: siempre deberá buscar disponibilidad refrescar y actualizar la información real.

  4. Para modificar los datos generales del huésped, agencia o empresa, garantía y forma de pago, así como orígenes de venta, planes de alimentos, categoría de atención y tipo de huésped vaya directo al campo correspondiente y realice sus cambios.

  5. Una vez terminado haga clic en el botón Actualizar.

Reenviar copia de correo de Confirmación de Reservación

Puede reenviar una copia del correo de confirmación de una reservación al huésped o cualquier otro destinatario ingresando en la reservación Front Office → Reservaciones → Reserva Habitación

  1. Buscar la reservación.

  2. Seleccionar la reserva de la lista mostrada haciendo clic en el Icono de

    Status
    colourYellow
    titleLápiz
    (amarillo) ubicado del lado izquierdo de la reservación a modificar, con esto se abrirá la reservación.

  3. En el campo de texto que sale al lado de

    Status
    colourBlue
    titleEnviar Email de confirmación
    puede ingresar cualquier correo electrónico del destinatario. Por default, aparecerá el correo del huésped titular si es que está dado de alta. Puede enviarlo nuevamente a dicho destinatario o puede substituir temporalmente el correo en ese campo y dar click en
    Status
    colourBlue
    titleEnviar Email de confirmación
    .

Note

El correo que se ingrese en este campo no se almacenará en la ficha del cliente. Si desea modificar el correo de cliente debe modificar la ficha del huésped.

...

Recuerde que el sistema enviará una copia a todos los correos del hotel dados de alta en Configuraciones → Front Office → Hotel Actualiza Información

Info

Como visto en pasos anteriores, al crear una reserva, el sistema enviará un correo de confirmación de una reservación al huésped titular dado de alta al momento de capturar la reservación si es que se capturó el correo en su ficha de huésped.

Cancelar o Anular una reservación 
Anchor
cancelar
cancelar

...

Note

  • El Rooming List siempre quedará asociado a la reserva en la que se ingresó, cualquier modificación se hace dentro de la reserva.

  • Luego de ingresar el Rooming List, en Recepción deberán preasignar las habitaciones y distribuir el Rooming List.

    • Una buena práctica es preasignar habitaciones y distribuir el Rooming List antes de la Fecha de llegada del Grupo.

...